Vous souhaitez insérer dans l’un de vos documents Word, un tableau et un graphique provenant d’Excel. Il existe de nombreuses méthodes pour effectuer cette insertion, mais la plus efficace est l’utilisation de la fonction Collage spécial avec liaison. Elle permet de répercuter toutes les modifications effectuées dans le document Excel d’origine dans le document Word
Patricia Frein (Carm2i)
Étape 1 : Préparez les documents
1 Ouvrez Word et créez le document qui va contenir les éléments provenant d’Excel (voir l’illustration 1).2 Ouvrez Excel et le classeur contenant le tableau et le graphique (voir l’illustration 2).
Étape 2 : Insérez les éléments
Un tableau1 A partir d’Excel, sélectionnez le tableau à utiliser en effectuant, ici, un cliquer-glisser de la cellule A3 à la cellule B5.2 Pour faciliter les mises à jour du tableau dans le futur (ajout ou suppression de données), nommez la plage de cellules sélectionnée. Pour cela, choisissez dans le menu Fichier, l’option Zone d’impressionet cliquez sur Définir. La plage sélectionnée se nomme maintenant Zone_d_impression.3 Mémorisez la sélection en choisissant, dans le menu Edition, l’option Copier.4 Retournez dans Word en cliquant, en bas de l’écran, dans la Barre des tâches sur le bouton concerné, ici :5 Dans le document Word qui s’affiche, cliquez à l’endroit où le tableau doit apparaître, par exemple :6 Choisissez, dans le menu Edition, l’option Collage spécial. Dans la zone En tant que, Word propose différentes méthodes pour afficher le tableau. Pour que ce dernier puisse être mis à jour dès que vous modifiez le fichier d’origine, cliquez sur Feuille de calcul Microsoft Office Excel Objet :Puis cochez, à gauche de cette zone, la case Coller avec liaison :Cliquez sur OK. Le tableau s’insère à l’endroit souhaité :Un graphique1 Retournez dans le classeur Excel ouvert en cliquant, en bas de l’écran, dans la Barre des tâches sur le bouton concerné, ici :2 Dans la feuille de calcul, cliquez sur le graphique à utiliser, puis, choisissez, dans le menu Edition, l’option Copier.3 Répétez les points 3 à 5 de la partie Un tableau pour revenir dans Word et placez le curseur à droite du tableau inséré précédemment.Dans la zone En tant que de la fenêtre affichée, cliquez sur l’option Graphique Microsoft Office Excel Objet :Ensuite, cochez la case Collage avec liaison. Cliquez sur le bouton OK.
Étape 3 : Modifiez les éléments insérés
Mise à jour du tableau1 Pour modifier le contenu du tableau, double-cliquez dessus dans le document Word. Excel et le fichier d’origine s’ouvrent au premier plan.Modifiez le contenu d’une cellule, par exemple dans la cellule B5, remplacez la valeur 90 par la valeur 100.2 Toujours dans le fichier d’origine d’Excel, vous pouvez modifier également son apparence (format des caractères, couleur des cellules, bordures, etc. ). Ici, nous avons ajouté des bordures et une couleur de fond dans les cellules A3, A4, A5 et A6 :3 Enregistrez les modifications en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Enregistrer. Puis fermez Excel. De retour dans Word, le tableau a été automatiquement mis à jour.Remarque : si le graphique est lié au tableau (ici c’est le cas), ce dernier est aussi mis à jour.4 Si vous avez ajouté ou supprimé des lignes et des colonnes dans le tableau après l’avoir inséré dans Word, elles n’apparaîtront pas dans le document. Pour les afficher, double-cliquez dans le document Word sur le tableau, puis, dans Excel, sélectionnez à nouveau les cellules du tableau en incluant les lignes et les colonnes à ajouter ou en excluant celles dont vous ne voulez plus. Ici, vous voulez ajouter la ligne 6 (le total) dans le tableau. Pour cela, effectuez un cliquer-glisser de la cellule A3 à la cellule B6 :Puis choisissez, dans le menu Fichier, l’option Zone d’impression et cliquez sur Définir. Enregistrez et fermez Excel, puis retournez dans Word.Le tableau est à jour (voir l’illustration 3).Mise à jour du graphiqueVous pouvez modifier l’apparence du graphique. Pour cela, double-cliquez dans le document Word sur le graphique. Excel et le fichier d’origine s’ouvrent.Puis, dans le graphique, double-cliquez sur un des éléments (texte, légende, couleurs, etc. ) et modifiez ce que vous souhaitez.Pour notre exemple, nous avons disposé la légende en dessous du graphique (par défaut, elle se situe à droite). Ajoutez le pourcentage de réponses pour chaque discipline et modifiez les couleurs de chaque part :Enregistrez les modifications et fermez Excel. Dans Word, le graphique est modifié automatiquement.Remarque : il est possible que la mise à jour ne se fasse pas automatiquement. Si c’est le cas, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément à mettre à jour, puis, dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Mettre à jour les liaisons :
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