Vu les contraintes à prendre en compte pour créer les emplois du temps de ses professeurs, l’Esiee Amiens avait de quoi désespérer. Dès le départ, le cahier des charges ressemble à une charade. Tout d’abord, pouvoir gérer à la semaine la disponibilité des enseignants – et non pas à l’année, comme dans les lycées. Idem pour les travaux dirigés et les travaux pratiques. Ensuite, s’assurer de l’occupation optimale d’un nombre restreint de salles. Enfin, répartir au mieux cinq promotions éclatées en une vingtaine de groupes. “Parfois, plusieurs promotions ont un même cours à la même heure”, ajoute Lydie Dubois, responsable de la planification de l’école.
Jusqu’à la rentrée 1999, elle utilisait le crayon et le papier, avec les risques d’erreur que cela implique. Depuis, l’outil d’Adesoft lui a fait gagner du temps non seulement sur la saisie des données, mais aussi et surtout sur la vérification des résultats, désormais inutile : le logiciel interdit automatiquement de placer deux cours dans la même salle au même moment. “On peut même aider le moteur de calcul, l’arrêter pour changer une donnée en chemin, sans tout devoir reprendre à zéro.” La mise en route de cette gestion informatisée a été d’autant plus rapide que Lydie Dubois n’a pas eu besoin de formation.
Conséquence de cette facilité d’utilisation : la centralisation de la gestion des emplois du temps. “Auparavant, les responsables de chaque département établissaient le plan de charge des professeurs du département en question. Maintenant, je fais tout. Et c’est plus clair”, explique la responsable de la planification. Obtenir un récapitulatif des emplois du temps devient quasiment immédiat. Les données telles que les noms des professeurs, des vacataires ou les disciplines enseignées sont d’ailleurs transférées dans la foulée sur Access
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