L’extrême diversification des logiciels utilisés dans les entreprises a entraîné une véritable explosion du nombre et de la nature des gisements de données. Chaque jour, un collaborateur manipule des documents qu’il produit en se servant des outils intégrés à une suite bureautique (traitement de texte, tableur, logiciels de présentation, etc.). À cela s’ajoutent les multiples informations personnelles qu’il stockera dans son agenda (partagé ou non) et les coordonnées de ses contacts qui rejoindront un carnet d’adresses électroniques (Lotus Organizer, Microsoft Outlook, PalmDesktop…). Un coup d’?”il du côté de la messagerie électronique fera apparaître des données disparates comme des liens hypertextes conduisant à des services Internet, des messages à caractère professionnel ou personnel, des fichiers multimédias (séquences sonores et/ou vidéo)… Cette diversité ne va pas sans poser quelques problèmes. Dans un environnement où le temps imparti à la réalisation d’une tâche, quelle qu’elle soit, tend à se compter en heures voire en minutes, nombre de professionnels éprouvent de sérieuses difficultés à retrouver les données utiles dans des délais acceptables.
Les moteurs de recherche, une approche cognitive de l’intranet
Pour un professionnel “isolé” comme pour le ou les membres d’un même groupe de travail, il est impératif de faire face aux mêmes contraintes. Il s’agit de retrouver une information, non pas au moyen d’un système de classement par noms de fichiers, mais plutôt au travers d’une interface permettant de poser des questions en langage naturel. Dans sa recherche, un commercial voudra par exemple, retrouver les contacts pris au cours d’un salon… C’est donc une démarche intellectuelle et non strictement informatique qui doit guider l’accès à l’information et ce, quelle que puisse être la source renfermant ces données utiles. Les produits de groupWeb répondent à cette problématique en adoptant un schéma de gestion et d’approche de l’information basé sur le concept de moteur de recherche. Structuré en tant qu’intranet, le système d’information de l’entreprise peut receler un environnement logiciel indexant des données entrantes et sortantes dans un dictionnaire référentiel. C’est le même principe qui permet à des sites tels qu’AltaVista, Nomade, Voila ou encore Nomade, de référencer les documents accessibles sur le Web. Les logiciels de messagerie peuvent intégrer un moteur d’indexation, soit de manière optionnelle (fonction intégrée au serveur), soit de manière additionnelle (application séparée qui filtre le contenu des messages). Ces produits prennent aussi bien en compte le corps du message que le texte contenu dans d’éventuelles pièces jointes. Le problème des documents individuels est plus complexe puisque ceux-ci sont disséminés sur les postes de travail. Une première approche consiste à inviter les utilisateurs à utiliser un répertoire personnel sur l’un des serveurs de fichiers de l’entreprise. La démarche n’a rien d’évident… ni d’automatique. C’est donc directement depuis les serveurs du système d’information que doit venir la démarche. Microsoft adopte actuellement la démarche la plus novatrice dans ce domaine avec Windows 2000. En effet, les postes informatiques intégrés à des groupes de travail référencés dans l’annuaire (ActiveDirectory) d’un serveur Windows 2000, peuvent bénéficier de la sauvegarde automatique des documents individuels. Les copies rapatriées dans un répertoire centralisé sont alors indexable par un moteur spécialisé et référencées sous forme de liens hypertextes sur le serveur Web de l’intranet. Un formulaire de saisie permet ensuite de retrouver les informations sur le portail interne, à condition toutefois de disposer des droits d’accès aux fichiers considérés ; ces droits figurant dans l’annuaire ActiveDirectory. Du côté de l’utilisateur, l’accès à l’information doit se réaliser à travers un référentiel unique. C’est sur ce point que s’effectue la différenciation la plus marquée entre les solutions de groupware, qu’elles soient ou non orientées groupWeb. Référence en la matière, le serveur Domino de Lotus hérite des applications de workflow de Notes. L’implémentation de cette fonction est soumise, dans ce cas, à une approche “métier” qui qualifie le groupe de travail concerné. L’intégration des fonctions spécifiques du client propriétaire Notes sous la forme d’applications rapatriées au niveau du serveur Domino permet l’utilisation d’un navigateur. La consultation des données reste néanmoins tributaire de l’accès aux logiciels dédiés. Ainsi, l’ouverture d’un document Word impose de disposer de cette application sur le poste de travail. Une autre approche consiste à convertir tous les documents de travail sous forme de pages HTML. Cette conversion n’est encore qu’imparfaitement supportée (mise en forme des tableaux aléatoires, troncature des documents intégrants des éléments graphiques ou des fichiers multimédias, etc.). En outre, l’accès direct aux gisements de données (SGBD, bibliothèques de documents, etc.) nécessite la mise en place de connecteurs dédiés (Oracle, SAP, Documentum, etc.) ; rendant par là même les déploiements plus complexes. Tous les éditeurs tendent aujourd’hui à se tourner vers le standard XML pour uniformiser le mode d’accès aux données. Reste que les solutions en couvrent encore que très partiellement la diversité des outils déployés dans les entreprises. L’intérêt de la norme XML ne donnera toute sa mesure que lorsqu’une majorité d’éditeurs aura entamé une migration de ses outils de consultation afin d’automatiser le référencement des données et d’universaliser leur présentation… Tout un programme !
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