La Réunion des Musées Nationaux (RMN), qui gère les acquisitions pour 33 musées et organise les grandes expositions et la vente de livres et produits dérivés dans les boutiques, a décidé de refondre sa gestion commerciale (achats, ventes, distribution, logistique) en optant pour un progiciel de gestion intégré. Après des galops d’essais au printemps, toutes les fonctionnalités du nouveau système, baptisé Hermès, démarrent ce mois de septembre“Jusqu’à présent, les musées disposaient d’un ensemble d’outils disparates et peu communicants, souligne le DSI Thierry Roche. Nous n’avions donc pas la vision globale du processus de commercialisation d’un produit, depuis son approvisionnement jusqu’à sa mise en vente “. Le nouvel outil devrait y remédier. Lancé en 1999, le projet Hermès touche directement 350 utilisateurs (les services producteurs qui créent les ouvrages, les CD-Rom, etc., les services commercialisation France et export, les boutiques et le centre logistique basé à Noisiel) et indirectement tout l’établissement(*).Le projet a eu des effets structurants. Les achats ont été centralisés. Une direction achats a été créée en même temps que le module référencement se mettait en place. Parallèlement, l’administration des ventes est devenue un véritable service client.
Un système de lecture optique entrera en service en octobre
Hermès introduit de la rigueur dans cet établissement aux multiples métiers. “Auparavant, les achats étaient effectués de manière dispersée par les services commerciaux. Aujourd’hui, ceux-ci sont centralisés, explique Christophe Olivier, responsable de la nouvelle Direction Achats et Référencement. “Le fait de disposer de directives et de référentiels communs sur l’intranet permet à la RMN d’avoir une meilleure visibilité sur ses ventes et ses achats, poursuit-il. A terme, grâce à une meilleure connaissance de l’historique de nos relations avec nos fournisseurs, nous devrions avoir plus de poids dans nos négociations.” La mise en place du projet a nécessité une informatisation plus complète du centre logistique situé à Noisiel, qui récupère les commandes des boutiques et revendeurs. Celui-ci a été doté de lecteurs de codes barres afin de permettre une traçabilité totale du processus logistique. Le système sera opérationnel en octobre “Nous en attendons une amélioration de la qualité de préparation des commandes, une transparence de nos opérations pour nos librairies-boutiques et une meilleure productivité globale de notre centre”, indique son responsable Ismael Daoudi. Autre bénéfice attendu : “une réduction de près du tiers de la durée actuelle des inventaires “.Comme le rappelle Christophe Olivier, “au début, les utilisateurs n’ont pas immédiatement adhéré au projet car les saisies étaient perçues comme plus lourdes qu’avant. Mais plus ils se rodent, plus ils commencent à voir le bénéfice des retours d’informations “.Depuis la fin 2000, douze personnes des services producteurs et des services commerciaux et financiers et trois informaticiens internes sont mobilisées en permanence sur le projet au moins à mi-temps.(*) Etablissement public à caractère industriel et commercial sous tutelle du ministère de la Culture.
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