Essentiellement basé sur des développements spécifiques, le système d’information financière de l’European Synchrotron Radiation Facility (ESRF) devait être rajeuni. L’approche de l’an 2000 et de l’euro a précipité sa fin. “Il fallait tout revoir. Nous voulions aussi réorganiser nos processus d’achat, notamment pour alléger la tâche du service administratif”, explique Dominique Porte, responsable des systèmes d’information de l’ESRF. Début 1999, l’institut choisit d’appuyer son système sur le PGI Oracle Applications 11, “particulièrement ouvert aux développements spécifiques ultérieurs.”Un critère de taille pour l’ESRF, qui prévoit d’intégrer son système d’information scientifique propriétaire au système financier et qui doit pouvoir développer diverses applications adaptées aux besoins des chercheurs.
Chacun déclenche et suit son processus d’achat
L’ESRF n’a pas retenu le module de paie de la suite d’Oracle, jugé moins performant qu’un outil plus spécifique comme Pléiade de Sopra. Restait à récupérer dix années d’existant. “Nous avons préféré conserver les bases de données Oracle que nous utilisions déjà, au lieu de tout transférer d’un seul coup dans une nouvelle base : cela nous aurait obligés à interrompre le service. Il était plus simple de créer une interface entre les bases précédentes et le nouvel infocentre”, détaille Dominique Porte. Les divers systèmes de l’institut ont également dû être interfacés pour alimenter l’infocentre, leurs instances Oracle n’étant pas communes. Les servlets ont été utilisés pour les développements, permettant ainsi au système de s’intégrer dans un environnement multiplate-forme (Mac, PC). En novembre 1999, le nouveau système d’information financière était prêt, ainsi que sa fonction d’achat en libre-service par le web. Centralisées auparavant par le service administratif, les demandes d’achat émanant de tous les membres de l’ESRF concernent aussi bien des équipements scientifiques que du matériel informatique. Aujourd’hui, chacun peut déclencher le processus, en se connectant à l’intranet de l’institut. “Après avoir saisi leur mot de passe, ils peuvent créer un formulaire ou adapter une de leurs anciennes commandes. Ils choisissent alors leur fournisseur parmi ceux que nous avons répertoriés, et envoient leur commande au service achat après accord du responsable de leur département.” À charge pour le service achat de contrôler le respect des règles définies à l’ESRF : un achat de plus de 300 000 F (45 735 e) doit, par exemple, donner lieu à un appel d’offres. La commande transite ensuite par le service financier pour validation, avant d’être envoyée sous forme papier chez le fournisseur. Parallèlement, un engagement de dépense est enregistré dans le système de comptabilité. L’utilisateur peut contrôler l’état de sa commande, dont le cycle dure environ deux jours. “De même, il peut suivre l’évolution de son budget à tout moment”, ajoute Dominique Porte.
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