“Personnaliser la relation avec le client.” Ce leitmotiv ne s’applique pas uniquement aux produits financiers bâtis sur mesure ou aux programmes de fidélité sur le web. Il concerne également la mise en forme des documents papier envoyés au client ?” en particulier les factures. Seulement cette personnalisation des impressions, pourtant vitale, s’avère bien souvent problématique pour les utilisateurs de progiciels de gestion intégrés (PGI). Car ces derniers ne garantissent pas la composition du document. Cette fonction revient aux logiciels de fonds de page. Hébergés sur une plate-forme placée entre le serveur et les imprimantes, ces outils, édités par Bluemega (ex-Danel), Streamserve ou Accelio (ex-Jetform), récupèrent le flux d’impression provenant du PGI. En fonction de règles prédéfinies, ces flux sont “habillés” : les données brutes sont mises en forme avec les couleurs et les logos adaptés.
La réactivité est désormais possible
“C’est l’ouverture à la concurrence au début de 2001 qui nous a poussés vers la personnalisation des impressions, explique Jean Cayron, attaché de direction en charge du projet SAP chez Sicae Oise, distributeur d’électricité. Avec l’ancien système, les données émanant du mainframe étaient écrites sur bande magnétique, puis envoyées à un prestataire. Ce dernier se chargeait alors des impressions en utilisant un préimprimé différent pour chaque type de client ou de facture.” Depuis, l’entreprise utilise une facturation reposant sur SAP. Lettre de relance, avis de coupure, facture spécifique par type de client… Tous ces documents sont aujourd’hui mis en forme par Streamserve. “Dans ce nouveau contexte, nous gérons des paramètres de mise en forme supplémentaires, puisque certains clients disposent d’une facture sur mesure”, souligne Jean Cayron. Autre fonction du logiciel : la conversion des flux SAP en PDF. Ce format évite les décalages entre le document à l’écran et l’impression finale. Les fichiers ainsi formés sont ensuite envoyés par courrier électronique à un sous-traitant. “Comme nous pouvons imprimer sur n’importe quel type de machine, nous ne nous rendons pas dépendants de notre imprimeur”, note l’attaché de direction de Sicae Oise.Chez Land Rover France, la problématique était similaire : les applications de facturation tournent sur un AS/400 et un HP 3000, tous hébergés en Angleterre. Jusqu’en janvier 2002, les flux étaient envoyés vers Atos, qui se chargeait de les mettre en forme, puis de les diriger vers un imprimeur. Mais la SSII utilisait un fond de page totalement figé. “Il nous était impossible de modifier une partie de la mise en forme sans revoir totalement la maquette”, se souvient le directeur informatique, Phu San Dam. Depuis, Land Rover s’est affranchi de tout prestataire. La mise en forme et l’impression s’effectuent au siège français du constructeur, situé à Argenteuil, par le biais du logiciel de Bluemega, distribué par HP avec ses machines. La réactivité est désormais possible. Mieux encore : toutes les factures mises en forme sont automatiquement archivées dans une base SQL. “A l’époque, nous conservions l’ensemble des documents sur des microfiches”, précise Phu San Dam. Egalement utilisé par la Sicae Oise, ce système d’archivage donne la possibilité de consulter à l’écran la facture telle qu’elle a été imprimée, sans avoir à la rechercher au sein de l’application mère.
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