L’un des reproches que l’on pouvait faire à la location de matériel informatique était la perte de contrôle de l’utilisateur sur son parc. Ce n’est plus le cas désormais, la plupart des loueurs ?” Econocom, ECS, Parsys et Arius, notamment ?” intégrant à leur offre de location évolutive un module extranet de gestion de parc. L’introduction de cet outil permet à l’entreprise de suivre quasiment en temps réel l’évolution de son parc grâce à un inventaire remis à jour régulièrement. Le logiciel permet, en outre, de simplifier la comptabilité analytique.Le mode de fonctionnement et les architectures des outils sont similaires. La saisie des informations ?” modèle, fournisseur, numéro de série, capacité mémoire, etc. ?” est effectuée par un gestionnaire de parc du prestataire sur la base des bons de livraison. Le client affecte les utilisateurs. Les principales sections disponibles sont l’inventaire (informations financières, techniques, physiques et administratives du parc), la recherche détaillée de fiches, la gestion des profils utilisateurs et les tableaux de bord.
Des outils qui offrent de nombreuses possibilités
La société Steelcase international utilise l’extranet Optimweb d’ECS depuis un an. Elle a abandonné son outil de gestion de parc développé sous Lotus Notes au profit de celui du loueur, entièrement développé en interne. “Nous voulions un outil permettant une refacturation plus facile au niveau de chaque service”, explique Richard Fendrich, responsable micro-bureautique. Chaque unité de Steelcase gère, en effet, son budget informatique, et le coût global du contrat de location doit donc être répercuté en détail pour chacune.Parmi les qualités de l’application, Richard Fendrich relève ainsi son utilisation intuitive, les quelques champs de recherche libres pour la personnalisation de l’outil, mais, surtout, les possibilités de reporting. “Des tableaux de bord standards sont disponibles, mais on peut également effectuer n’importe quelle requête.” L’utilisateur extrait d’ailleurs régulièrement un rapport, que l’administrateur SAP peut injecter directement dans le progiciel de gestion intégré. “Ce qui facilite une refacturation détaillée.” L’interfaçage direct n’a, pour l’instant, pas été envisagé. L’autre utilisateur permanent est l’équipe du centre de support de l’entreprise, qui utilise Optimweb comme un véritable outil de help desk.Autre client d’ECS, Entremont veut améliorer la qualité de service pour l’utilisateur interne via un renouvellement régulier du parc (meilleure adéquation entre la puissance du PC et les applications, stabilité de l’environnement) ?”“Le matériel ancien tombe plus souvent en panne”, justifie Christian Helsens, responsable architecture du poste de travail. Chaque poste doit avoir une durée de vie inférieure à trois ans pour rester dans le champ de la garantie du fournisseur. Dans ce contexte, l’extranet permet d’anticiper les évolutions et de “chiffrer régulièrement les investissements futurs grâce à un inventaire de parc à jour”.Quant à la société Citelum, elle utilise le portail Web Park, d’Arius. Elle veut, à terme, se servir de l’outil pour alimenter le support technique. “L’actualisation de l’inventaire nous offre, dans un deuxième temps, la possibilité d’ interfacer un outil de help desk”, explique Olivier Coquille, DSI de Citelum. L’outil est, là aussi, utilisé par le contrôle de gestion, qui, via des extractions de données, affecte les dépenses par centre de coût.Cependant, ces extranets que les loueurs commercialisent depuis peu de temps sont encore perfectibles. Entremont et Citelum, par exemple, font ainsi figure de sites pilotes pour améliore les produits. Le degré d’autonomie de l’utilisateur est ainsi limité. “Les seules actions possibles actuellement sont la création d’un employé et les opérations de mouvement de matériel, précise, par exemple, Richard Fendrich pour l’outil Optimweb. Pour les modifications de configuration de poste, de rajout de mémoire, il faut recourir à chaque fois au gestionnaire de la base.” Une nouvelle version du logiciel sera néanmoins disponible d’ici à la fin de l’année. Elle devrait permettre davantage de gestion directe en ligne. Olivier Coquille, client d’Arius, attend, lui aussi, une nouvelle version du logiciel, qui devrait corriger le même défaut et une ergonomie insuffisamment intuitive au niveau de la recherche. Enfin, chez ECS, l’incorporation dans la base de données de matériel acheté sur fonds propres devrait être possible. Elle sera toutefois payante.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
