Un bon outil qui ne demande qu’à être bonifié. Tel est le jugement porté par les entreprises sur le courrier électronique échangé en interne. Son volume dans les sociétés françaises croît régulièrement, d’après les conclusions d’une étude menée, fin 2000, par le fournisseur de messagerie Pitney Bowes Inc. La messagerie interne est devenue un vecteur de communication qui fait ses preuves.Sachant que 34 % d’entre eux n’ont commencé à l’utiliser qu’à partir de 1999, les employés français enverraient et recevraient, chaque jour en interne, une moyenne de vingt messages électroniques. A ce titre, ils sont encore nombreux à ne pas savoir comment optimiser au mieux l’outil mis à leur disposition. Il y a les utilisateurs avertis et raisonnables pour lesquels le courrier électronique représente un gain de temps considérable dans leurs tâches quotidiennes. “Sans e-mail, nous passerions des heures au téléphone en conférences téléphoniques, alors que la boîte aux lettres interne nous permet de lancer des idées, de nous tenir au courant des avancées de chaque membre de l’équipe et de ne faire qu’une réunion téléphonique, le soir”, explique ce responsable d’agence chez un éditeur.Même son de cloche pour Christian Villemot, directeur informatique de TPS, qui reconnaît volontiers les avantages du courrier électronique. “En interne, les salariés voient la messagerie comme la possibilité de concentrer leur temps de travail, par rapport au dérangement asynchrone provoqué par le téléphone.” Pourtant, les entreprises ne savent pas, ou ne veulent pas, mesurer la productivité liée à la communication par e-mail. Pourquoi mettre en place un tel processus, quand on est convaincu du gain apporté par ce vecteur d’échanges d’information ? Même s’il recèle des points faibles. En effet, on trouve de mauvais utilisateurs. Auteurs, dans la plupart des cas, de messages intempestifs, ils ont également très vite compris que le courrier électronique allait leur permettre de s’approprier un pouvoir : celui de communiquer quand bon leur semble, avec pour principal objectif de semer une certaine zizanie, ou encore de régler leurs comptes à distance, avec la hiérarchie ou des collègues. D’autres sont tout simplement des intranautes inconscients qui abusent, sans le savoir, de l’e-mail et désorganisent ainsi la communication interne. Par ailleurs, un certain nombre d’utilisateurs notent qu’ils sont de plus en plus nombreux à avoir “le clic facile” en envoyant systématiquement un e-mail alors que, dans la majorité des cas, un simple appel téléphonique – voire une télécopie – eût été plus efficace. D’autant qu’après avoir envoyé un courrier électronique, ils appellent très souvent le destinataire afin de s’assurer qu’il l’a bien reçu leur message. Une confiance somme toute relative vis-à-vis de la technologie. Elle engendre, paradoxalement, une perte de temps et parfois même un certain stress.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
