La gestion des contacts
Sur un site : L’ajout d’un nouveau contact doit être simple, en un clic de souris, pas plus. Il faut aussi pouvoir créer facilement de nouveaux champs.Avec un logiciel : L’envoi des invitations à une réunion sera plus aisé, si l’utilisateur peut définir des groupes d’individus. Il faut aussi vérifier la présence de filtres pour classer ses fiches de contacts par ordre alphabétique, géographique, ou par société. Pour un travail en groupe, on appréciera le partage de l’annuaire entre plusieurs personnes.
La gestion des plannings
Sur un site : Il faut pouvoir définir des tâches dont la date n’est pas fixée et des événements tels que séminaires, anniversaires ou congés. La prise en compte du fuseau horaire et des jours fériés français est aussi nécessaire.Avec un logiciel : La fonction de détection de conflits entre rendez-vous vérifiera votre disponibilité, éventuellement celle de vos contacts, et même parfois celle de la salle de réunion. Le travail en équipe exige de pouvoir déléguer une tâche à une tierce personne et de gérer des ressources (équipements, salles de réunion…).
La gestion de la mobilité
Sur un site : Tous les sites permettent aux utilisateurs en déplacement d’accéder à leurs données avec une connexion Internet. Mais cette consultation est plus lente que celle effectuée à partir du disque dur d’un PC. La simplicité du site et le temps de réponse importent donc beaucoup. Il faut aussi vérifier les capacités de mise à jour (synchronisation) avec un organiseur de poche, et les possibilités d’exportation de données dans des formats répandus. La disponibilité des données au format WAP est un atout appréciable.Avec un logiciel : Si vos données doivent être visibles sur Internet, mais que vous utilisez un logiciel et non un site, ce programme devra être couplé à un serveur accessible depuis l’extérieur. Lors de la synchronisation avec un Palm ou tout autre organiseur de poche, il faut pouvoir mettre en place des filtres (par exemple, pour limiter l’opération à la prise en compte des rendez-vous de la semaine).
L’ouverture sur les messageries
Sur un site : Pouvoir envoyer directement un message électronique à l’un de vos contacts est une nécessité. La possibilité d’enrichir facilement son carnet d’adresses avec des contacts provenant d’une messagerie est un plus.Avec un logiciel : On s’intéressera à la présence d’un éditeur de texte, même rudimentaire, afin de rédiger des invitations, ou encore des convocations à une réunion. Des particularités comme l’envoi de fax ou de messages courts sur les réseaux GSM et la présence d’un correcteur orthographique sont appréciables. Pouvoir coupler le logiciel avec le programme de messagerie déjà installé sur l’ordinateur est un plus. Il faut au moins pouvoir envoyer des informations à ses contacts par le biais d’un compte de messagerie Internet.
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