Pour Ascoger, l’amélioration des processus d’achat de produits frais de ses trente restaurants d’entreprise en région parisienne passe par le net. Les menus sont établis par chaque chef, qui prépare également les commandes et gère son budget. Jusqu’alors, le chef transmettait sa commande manuscrite de produits ultra-frais (viande, produits de la mer et produits carnés) par fax chaque nuit. Un acheteur recevait toutes ces commandes, les déchiffrait et les consolidait, regroupant les produits identiques et harmonisant les unités, certains chefs commandant des rumstecks par kilos, et d’autres en nombre. Puis il se rendait à Rungis, il achetait, et faisait livrer sa commande à chaque restaurant. Deux personnes d’Ascoger assuraient ensuite la facturation à chaque établissement, ainsi que la comptabilité.“Nous avons décidé de filialiser cette activité de centrale d’achat, et avons donc créé une nouvelle société, baptisée Carod’As, raconte Jean-Paul Boutet, président-directeur général d’Ascoger. Parallèlement, nous devions faire évoluer le logiciel de comptabilité que nous utilisions jusque-là et qui arrivait en fin de vie. L’éditeur Sage, consulté pour ce projet, nous a proposé une solution de commerce électronique en complément de l’application de gestion qu’il envisageait de mettre en ?”uvre chez nous.” Pour cela, Interface Data, le prestataire informatique d’Ascoger et revendeur des logiciels Sage, a créé un site privé à l’aide du logiciel E-Commerce 100 de l’éditeur et l’a interfacé avec le logiciel Gestion Commerciale 100 de Sage. Le site est hébergé chez France Télécom, qui assure l’hébergement et l’exploitation des sites de commerce électronique pour les clients de Sage. Désormais, le site présente les cinq cents références du catalogue de produits disponibles pour les restaurants.
L’application dégage 6 % de marge nette
haque restaurant dispose d’un micro-ordinateur et d’un modem. Le chef prépare ses commandes au fil de la journée. Grâce à un numéro de compte et à un mot de passe, il peut consulter le catalogue en ligne afin de connaître les tarifs en vigueur ou les conditionnements des produits. Lorsque ses commandes sont prêtes, il se connecte pour les enregistrer. L’acheteur récupère toutes les données déjà consolidées. Chaque commande a, en effet, généré automatiquement un bon de préparation de commande et une facture pro forma, qui sera éditée en fonction des quantités réellement servies. “Cette solution, très simple à utiliser, nous procure des gains considérables, constate Jean-Paul Boutet. Il n’est plus nécessaire de dépanner un restaurant d’urgence en cas d’erreur ou d’oubli dans la commande.” Les chefs peuvent consulter et gérer leurs ordres, faire de la comptabilité analytique et suivre leur consommation budgétaire. Ascoger, pour sa part, peut réaliser toutes sortes d’analyses et de statistiques à partir de données comme les achats par restaurant, les ventes de tel ou tel produit, etc. Ce système a contribué à simplifier l’administration et la comptabilité liées aux achats des restaurants. Ce qui a facilité la mise en ?”uvre des trente-cinq heures dans l’entreprise. Mieux encore, Ascoger, qui perçoit une commission sur les commandes pour couvrir ses frais, dégage maintenant 6 % de marge nette avec cette activité !Mais, surtout, la solution peut accueillir un nouveau restaurant sans difficulté et sans surcharger l’acheteur. “La plus grosse part de l’investissement informatique concerne l’achat des micros, puis les suites logicielles bureautiques et la formation des utilisateurs “, détaille Jean-Paul Boutet. Les chefs ont bénéficié de deux fois deux heures de formation pour utiliser le système.Assurée par Sage, la réplication des données trois fois par jour coûte 18 000 francs par an. Résultat : Ascoger envisage maintenant d’étendre cette solution à d’autres lignes de produits que l’ultra-frais. Les chefs devraient passer l’ensemble de leurs commandes de produits frais (légumes, laitages, fruits) par l’intermédiaire de ce système d’ici à deux ans. “Mais, surtout, nous pourrons bientôt proposer à des restaurants d’entreprise indépendants d’accéder à notre centrale d’achat pour passer leurs commandes “, se réjouit Jean-Paul Boutet.
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