Comment gérer les flux papier générés par les demandes des allocataires dans les cent vingt-cinq caisses d’allocations familiales françaises ? En les transformant en flux informatique. Les caisses se sont donc adaptées. Elles ont d’abord créé des baies de microfilmage. Mais sans résoudre les problèmes de stockage et de circulation de l’information. De nombreuses caisses font appel, aujourd’hui, à des solutions de gestion électronique de documents (GED) pour voir l’image du dossier à l’écran.
Une avancée pas à pas vers le tout-informatique
“Nous faisions de la lecture automatique de documents (LAD) depuis mars 1998 avec Itesoft, grâce à la numérisation de masse “, argumente Philippe Vuillaumié, responsable du service informatique d’Evreux. On peut parler d’un début de GED et de culture image. “D’autant que l’enregistrement des images dans l’intranet permettait aux techniciens conseil d’avoir accès à quelques données. Mais ce n’était encore que des balbutiements “, poursuit-il. Comme cinq autres caisses, la caisse d’Evreux a donc fait appel, au début de l’année, à la solution CAF Data Flow d’Itesoft pour traiter la GED. “Cette solution nous convient parfaitement dans son aspect sécurité. L’empreinte d’image est unique et indélébile ; elle colle au document en permanence “, dit Marie-Claude Langlais, responsable des prestations à Evreux.Si la saisie numérique s’opère dès l’arrivée du courrier, l’image ne peut, malheureusement, pas encore circuler. Le technicien conseil, chargé de liquider le dossier, ne dispose pas de corbeille électronique. Il doit avoir le document papier pour savoir qu’une demande est à traiter avant d’appeler l’image. “Il manque une interface permettant la circulation du courrier et l’affectation de la demande “, regrette Pierre Guinchard, responsable du service informatique de la CAF de Grenoble. Comme pratiquement toutes les CAF, il attend une application nationale pour avoir un système de traitement cohérent entre les caisses. Pourtant, une solution de workflow existe chez Itesoft. Et la liberté des caisses permet d’aller de l’avant. C’est ainsi que celle de Bourg-en-Bresse a adopté une solution locale complète.Mais le tout-informatique n’est pas encore pour demain. De son côté, Christian Le Priol, gestionnaire réseaux de la CAF de Vannes, n’utilise pas CAF Data Flow, mais Docubase. “Je note peu de différences entre les deux solutions. Mais, nous devons faire attention à la gestion des sites décentralisés et aux liquidateurs, qui ne sont pas encore gagnés à la culture informatique.”
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