Depuis mai dernier, l’Ecole des hautes études commerciales du Nord centralise et met à la disposition de ses étudiants tous les documents présentés en cours par les professeurs. Powerpoint, Word, HTML ou Acrobat… tous les formats sont stockés sur l’intranet de l’établissement via Docushare, une application de gestion électronique de documents éditée par Xerox. Aujourd’hui, les élèves, répartis sur les deux campus de l’école, Nice et Lille, accèdent, par le biais d’entrées multicritères, à ces diverses présentations. L’enjeu n’était pas de stocker ces informations, mais bien de les faire partager et de les classer. Un serveur de fichiers aurait pu répondre à ces exigences. Mais en partie seulement. “Car la recherche approfondie de documents y est limitée : l’accès aux informations n’est pas multicritère “, précise Daniel Ghier, directeur informatique de l’établissement. La plupart des serveurs dédiés au stockage exigent, en effet, de connaître l’adresse exacte de la pièce recherchée.
Un outil d’utilisation facile
L’école souhaitait par ailleurs installer un dispositif reposant sur ses infrastructures existantes. Or, depuis plusieurs années déjà, elle disposait d’un intranet utilisé par les étudiants pour consulter les plannings et les offres de stages et d’un service de messagerie. Et c’est précisément sur cet intranet que vient se greffer le logiciel de Xerox. Ce dernier contient une recherche plein texte, utilisant le moteur de Verity, et fournit un accès aux documents par le biais de plusieurs critères : “Lorsque l’auteur dépose un texte, il spécifie dans quelle collection le document devra être classé. Les étudiants y accèdent ensuite par la date, le département, l’année et le professeur, ou encore par les mots-clés qui ont été saisis au préalable “, explique Daniel Ghier.Des ponts peuvent être établis entre les différentes publications par le biais de liens URL. Enfin, l’école a retenu cette solution pour ses facilités d’utilisation. “Les auteurs des textes n’ont suivi aucune formation. Quant aux élèves, ils n’ont besoin que d’un mot de passe pour accéder aux informations.” L’installation du logiciel s’est effectuée en deux jours. Daniel Ghier espère que, à terme, les étudiants pourront confectionner eux-mêmes leur recueil de cours en fonction du choix de leur enseignement. L’objectif étant de réduire au maximum la consommation, voire le gaspillage de papier.
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