Disque optique ou microfiche ? Jusqu’à peu, le débat tournait souvent court en faveur de la seconde. Car si les technologies d’archivage électronique de documents ont fait de notables progrès en matière de capacité et de performances, elles se sont longtemps heurtées à une certaine défiance, ainsi qu’à de fortes contraintes d’ordre légal. Dans un contexte juridique où seuls les documents papier – et, à la rigueur, les documents sur microfilm ou microfiche – avaient valeur probante, il était difficile de systématiser le recours à des techniques de numérisation des originaux administratifs, comptables ou financiers. Voilà pourquoi bien des projets d’informatisation de workflows administratifs ont eu pour vocation de réduire – mais non d’éliminer – l’archivage de documents papier. Cet état de fait est amené à évoluer.
Explosion du volume de données électroniques à archiver
Les technologies d’archivage nu-mérique sur des supports non réinscriptibles connaissent, en effet, une importante évolution. La législation et les usages administratifs sont confrontés à une dématérialisation inéluctable des documents originaux. Un phénomène renforcé par la croissance explosive du volume de ces mêmes documents électroniques. Les progiciels de gestion intégrés produisent, par exemple, en continu de nombreux rapports et états comptables et financiers. Si l’on ajoute à cela les services que sont susceptibles d’offrir les systèmes d’archivage optique en termes de rapidité et de facilité d’accès aux données historisées, tout concourait donc à une modernisation des pratiques de l’archivage des documents ” légaux “. Sur ce plan, l’an 2000 aura témoigné de deux évolutions significatives.La première concerne le renouvellement des méthodes d’ingénierie de l’archivage. Il est vrai qu’archiver des documents sensibles touche à de nombreuses considérations. Ces dernières relèvent de la technologie elle-même (les supports de stockage sont-ils assez fiables pour archiver sur une longue durée ?) ou de problèmes d’intégration (quels formats de données adopter et comment définir les processus d’archivage et garantir la traçabilité des modifications apportées aux données ?). Il peut aussi s’agir de considérations légales (comment garantir que les archives sont infalsifiables ?). Les associations professionnelles, telle l’Aproged, ont donc redoublé d’efforts pour promouvoir la norme Afnor Z42-013, publiée en 1999.La seconde grande évolution de l’année 2000 touche aux technologies d’archivage, avec l’arrivée des supports de stockage non réinscriptibles de type Worm (Write Once Read Many) de nouvelle génération. Le CD-R – variante réinscriptible du CD-ROM – est encore aujourd’hui le support Worm le plus diffusé. Il a pour lui sa durée de vie (de l’ordre du siècle), mais ses défauts sont légion. Il ne peut enregistrer de données en continu, et ses performances sont limitées. Ses jours sont donc comptés pour de telles applications. Le DVD s’affirme comme son successeur logique. En tant que support de stockage, ce dernier n’était connu jusqu’ici que pour ses formats réinscriptibles – le DVD-RAM, notamment. Mais le DVD est en mesure de supplanter définitivement le CD-ROM depuis l’arrivée, à la fin de l’an 2000, du format inscriptible DVDR, le pendant Worm du DVD-RAM. La durée de vie du DVD-R devrait être celle du CD-ROM, les deux technologies étant similaires. Le fabricant Mitsui, par exemple, garantit ses supports DVD-R pendant cent ans. Grande alternative à cette ligne technologique CD/DVD, le disque magnéto-optique (ou disque optique numérique – DON) semblait peu adapté à l’archivage de données légales, l’essentiel de l’offre étant de nature réinscriptible.
“Pseudo-worm” et “vrai” worm
Plusieurs constructeurs proposent aussi des lecteurs et supports magnéto-optiques de type CCW (Continuous Composite Worm). Ces systèmes sont parfois qualifiés de ” pseudo-Worm ” car ils sont sécurisés. Non pas grâce à une technique d’enregistrement irréversible des données, mais par un mécanisme de verrouillage logiciel des écritures.Il existe également un ” vrai ” Worm au format 5,25 pouces. Néanmoins, en raison de la nature exclusive du partenariat qui unit IBM et Sony – concepteur originel de cette technologie -, seul le premier propose ce qu’il appelle le Permanent Worm. De son côté, le magnéto-optique est appelé à évoluer dans les deux années à venir, puisque Sony prépare les successeurs des actuels supports 5,25 pouces. Ceux-ci exploiteront la technologie UDO (Ultra Density Optical), qui sera déclinée en versions Worm et réinscriptible. Pour l’heure, les grandes entreprises peuvent encore compter sur un autre procédé optique, le ” 12 pouces ” – la seule technologie Worm de très haute capacité du moment. Les supports 12 pouces sont toujours très employés dans les applications d’archivage et de workflow haut de gamme, car leurs temps d’accès moyens sont très faibles. Ils ont encore quelques belles années devant eux jusqu’à l’arrivée des médias Worm à technologie UDO.Bien que nécessaire, l’utilisation de supports de stockage non réinscriptibles n’est que l’un des paramètres à prendre en compte pour construire une solution d’archivage de données ” légales “. Toute application d’archivage digne de ce nom se doit de préserver tant l’irréversibilité que l’intangibilité des enregistrements. Il faut, en effet, garantir que les archives comptables ou financières n’ont subi aucune modification entre les étapes de production et d’archivage. Cette contrainte s’applique aussi bien à la microfiche qu’au support de stockage numérique. Les éditeurs de logiciels dédiés doivent prendre en compte ce type d’obligation.
Un cahier des charges pour les progiciels
Malgré tout, des contraintes de traçabilité de plus en plus fortes influent lourdement sur la définition des scénarios d’archivage. C’est là qu’entre en scène la norme Z42-013 de l’Afnor. Elle comprend un ensemble de recommandations visant à assurer un mode de production et d’archivage fiable et intègre. Cette norme s’intéresse autant aux problèmes de collecte et de conversion des documents qu’à leurs archivage, indexation, consultation ou authenticité. Elle définit une sorte de cahier des charges que doivent respecter les logiciels d’archivage. Cela a, par exemple, conduit l’éditeur Ixos à inclure ses propres mécanismes de sécurité d’accès, d’horodatage et de conservation des liens interdocuments dans son progiciel d’archivage Ixos-Archive. Mais la norme définit aussi le canevas de procédures sur lequel devrait se baser tout projet d’archivage critique. A commencer par le choix des formats utilisés, la mise en ?”uvre de techniques d’horodatage des documents et de contrôle d’intégrité des contenus, ainsi que les processus de certification des chaînes d’archivage. Ainsi, ce qui pouvait sembler ne relever, à l’origine, que d’un choix purement technologique s’inscrit nécessairement dans une démarche ” qualité ” de l’archivage.
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