L’e-procurement, ou gestion des achats, apparu il y a environ deux ans, a bouleversé la vie des entreprises. Ce système qui centralise, grâce au web, les commandes de fournitures ou de matières premières dans une centrale d’achats ou chez des fournisseurs, réunit tous les suffrages. Gain de temps, économie d’argent et taux d’erreur divisé par deux ou trois, les utilisateurs sont enthousiastes.”Pour nous, l’e-procurement, c’est l’optimisation de plusieurs centaines de milliers de petites commandes dont plus de la moitié sont inférieures à 600 euros. Les coûts administratifs étaient d’une petite centaine d’euros environ pour chaque commande et nous cherchions un moyen de les réduire “, déclare Laurent Zante, chef de projet e-procurement chez Cegelec. Il utilise la place de marché Avisium.com basée sur le module EBP de SAP qui sera couplé dans l’avenir avec le PGI SAP R/3.
Des projets d’ampleur variable
L’e-procurement recouvre des réalités très différentes en fonction des entreprises. Les éditeurs proposent d’ailleurs de nombreuses solutions capables de répondre aux besoins spécifiques. Ainsi, Éric Hirlimann, directeur des systèmes d’information du centre médical René Huguenin, passe commande de tout son matériel informatique sur le site d’achat Arialys : ” Je dépense environ 600 000 euros par an, dont 5 à 20 % concernent les PC. Arialys a accès à un grand nombre de fournisseurs dont les produits sont très bien référencés dans les catalogues disponibles sur le site. “Pour le moment, Éric Hirlimann est le seul utilisateur du système, mais celui-ci tente l’économat du centre médical. ” L’e-procurement sera étendu à tout le centre lorsque nous serons équipés d’un logiciel spécialisé doté d’un mécanisme de workflow “, assure-t-il.Chez Schlumberger, le système d’e-procurement de Commerce One fédère les achats de la multinationale. ” La commande d’une pièce sur papier nous coûtait entre 90 et 130 euros, sans compter les frais d’envoi et les erreurs de saisie, se souvient Jean-Paul Luciani, chargé du déploiement du système d’e-procurement. Au début, nous avons privilégié les achats internes avec 16 catalogues. Aujourd’hui, nous disposons d’environ 200 catalogues en ligne et nous pouvons aussi acheter des produits non référencés par un simple descriptif depuis un navigateur.“Les relations avec les fournisseurs s’effectuent depuis C1.Net, la place de marché de Commerce One, mais Schlumberger continue aussi les échanges classiques par e-mail, fax ou courrier. “ Utilisé depuis deux ans, l’e-procurement a généré un total d’achats de l’ordre de 1,4 milliard de dollars [1,5 milliard d’euros, Ndlr] et les frais de transaction sont tombés à 23 euros “, apprécie Jean-Paul Luciani.Chez Airbus France, cela concerne en priorité les achats hors production.”Notre progiciel SAP R/3 était mal adapté aux achats sur catalogues pour de multiples commandes de faibles montants, explique Thierry Briol, chargé d’organisation pour la direction des achats généraux d’Airbus France. De plus, l’ache-teur devait traiter chaque commande. AchatPro, notre solution disponible en ligne, permet à chaque utilisateur de faire sa demande d’achat et de la transmettre en temps réel aux fournisseurs. “
Impliquer les utilisateurs et les fournisseurs
Dès qu’il atteint une certaine ampleur, un projet d’e-procurement impose des procédures contraignantes. Chez Schlumberger, Jean-Paul Luciani a impliqué très étroitement utilisateurs et fournisseurs : ” Il faut comprendre tous les processus d’achats et les détails d’une transaction. Il faut aussi convaincre les futurs utilisateurs de l’utilité du système. “De fait, les habitudes de travail changent, ne serait-ce que par la présence d’un workflow. ” La moindre commande est visible par tout le monde et la moindre dépense est répertoriée dans la base de données du logiciel “, ajoute-t-il.Chez Airbus France, les utilisateurs ont aussi été associés dès la mise en place du pilote. Pour sa part, Jean-Paul Luciani de Schlumberger, reconnaît avoir d’abord ressenti une certaine réticence chez les acheteurs : “ Ils se sont sentis menacés, mais en fait, leur responsabilité s’est accrue. Les bons acheteurs se remarquent tout de suite et ils ont tout le loisir de conseiller les utilisateurs qui ne passent pas leurs commandes par catalogue mais procèdent par description de produits depuis leur navigateur. “Outre l’aspect humain, l’autre point difficile à régler est d’amener les fournisseurs à créer leurs catalogues électroniques. Laurent Zante de Cegelec raconte avoir dû rencontrer les fournisseurs pour leur expliquer les avantages de la nouvelle solution. ” C’est un domaine où il n’y a pas de standard et où le niveau de maturité de nos fournisseurs est très inégal. “Jean-Paul Luciani le reconnaît aussi : ” Nous avons actuellement 650 fournisseurs connectés sans catalogue et environ 200 qui en disposent. Nous essayons de les aider dans la mesure de nos moyens, notamment en leur fournissant de l’expertise technique. “Quant au prix d’une solution d’e-procurement, il est très variable et dépend de l’importance du projet. La solution en FAH demeure cependant la moins chère. Comme le précise Thierry Briol pour Airbus France : ” Un tel système revient beaucoup moins cher qu’un projet informatique interne. Il économise en effet les achats de licences et les coûts de mise en ?”uvre. ”
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
