L’union des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et du numérique transforme le bon vieux photocopieur en véritable système d’impression et de saisie des documents (scanners). Cette évolution va jusqu’à bouleverser l’organisation des entreprises. Aujourd’hui, en France, une très large majorité d’entre elles est équipée de copieurs. Selon Xerox, 55 % de ces produits sont numériques (75 % pour ceux qui fournissent plus de 20 pages à la minute). Ils sont de plus en plus connectés aux réseaux d’entreprise (dans 20 à 60 % des cas), et des logiciels permettent maintenant de les piloter à partir du réseau. Selon InfraForces, une société d’études qui réalise chaque année une enquête sur ce marché, 1,4 million d’établissements, soit près de 70 % des entreprises, possèdent au moins un photocopieur. La part des copies effectuées à partir de photocopieurs numériques représente environ 30 % du volume global, soit quelque 28 milliards de photocopies, mais les photocopieurs analogiques constituent encore la majeure partie du parc installé.
Le numérique s’accompagne de services connexes
Une entreprise qui cherche à remplacer son copieur peut faire le choix du numérique, qui offre potentiellement des fonctions supplémentaires et, à terme, allégera le parc d’imprimantes. Cela a un impact direct sur l’organisation de l’entreprise. Connecter le photocopieur au réseau revient à doter l’entreprise d’une nouvelle imprimante réseau, d’un scanner ou d’un télécopieur. Pour l’instant, d’après InfraForces, un tiers seulement des copieurs numériques sont connectés. En effet, il faut prendre garde à la multiplication des fonctions, qui peut compliquer l’utilisation et créer des files d’attente. Les copieurs de 21 à 44 copies par minute s’adressent à toutes les entreprises ayant un volume mensuel de 2 000 à 10 000 copies.De plus en plus d’entreprises franchissant le pas du numérique et du multifonction, les constructeurs proposent des offres connexes comprenant des services tels que la reconnaissance des caractères et, dans certains cas, de véritables systèmes de GED (gestion électronique de documents) avec des accès Web. Grâce à un utilitaire de gestion, l’ensemble des fonctions du système peut être administré à partir d’un PC client. Pour choisir son produit, l’acquéreur doit prendre en compte un certain nombre de paramètres, notamment les supports qu’il va utiliser. Il est de même fortement conseillé de connaître l’utilité des logiciels fournis. Les volumes de copies, d’impressions, de télécopies et de documents numérisés représentent par ailleurs des informations intéressantes, ainsi que les capacités de stockage du disque dur et de la mémoire vive. Il faut, enfin, se renseigner sur les ports de connexion du copieur. En effet, les nouveaux copieurs de ce secteur gérant tous les documents de l’entreprise, la copie, l’impression, le fax, la numérisation, comme l’archivage des documents, ils doivent être connectables à un réseau et proposer plusieurs interfaces (10BaseT, série ou USB).Ces appareils sont livrés avec plusieurs logiciels de pilotage à distance. Avec le pilote d’impression, l’utilisateur peut choisir les magasins papier et la définition à utiliser. Ainsi, avec l’utilitaire réseau Smart Net Monitor, de Ricoh, il est possible de surveiller à distance les états du réseau et de comptabiliser l’impression. D’autres logiciels contrôlent l’état du copieur et assurent le suivi des impressions. Dans les systèmes couleur, il est désormais possible à l’administrateur de donner des droits d’accès à un pilote d’impression noir et blanc ou couleur, et cela, dans un souci de rationalisation et d’économie. De nouvelles fonctions apparaissent, celle de fax Internet notamment, qui sert à numériser un document et à l’adresser par e-mail.Si le copieur multifonction est simple d’utilisation, les fonctionnalités de gestion de documents nécessitent par contre une formation. La numérisation en continu des originaux autorise une productivité maximale. La numérisation par lots de documents allant jusqu’à trois mille pages permet de traiter les originaux les plus volumineux.
Des travaux gérés sur le tableau de bord
De nombreux travaux successifs peuvent être programmés et gérés par l’utilisateur sur le tableau de bord. Aujourd’hui, la rapidité ne constitue plus un problème. La plupart des constructeurs parient sur la vitesse de sortie de la première copie, qui fut longtemps un handicap. En effet, auparavant, dans un monde analogique, le scanner effectuait autant de passages qu’il fallait d’exemplaires. Avec le numérique, le document est placé provisoirement en mémoire, ce qui, dans le cas d’une impression d’exemplaires multiples identiques, fait gagner un temps précieux. Sur le marché des forts tirages, le copieur multifonction entre directement en concurrence avec les imprimantes. Il offre plus de services, pour des coûts de revient à la page très bas.
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