Avec soixante interlocuteurs en interne, vingt structures du groupe TF1 à gérer et huit cents sociétés clientes, nous devions nous organiser autour d’une information commune.” Pour Frédérique Micouleau-Freymond, directrice du service marketing de TF1 Publicité, une nouvelle interface utilisateur s’imposait. Depuis avril 1999, ses collaborateurs disposent de rubriques propres au service. Gain principal : leurs documents de travail sont gérés et classés automatiquement par le système. D’un côté, le collaborateur peut consulter des informations liées aux activités du service marketing proprement dites : TF1, cha”nes thématiques, site Internet, clients, projets en cours. On y trouve notamment les argumentaires commerciaux. De l’autre, il trouve des outils plus axés sur le fonctionnement interne, comme l’organisation ou les ressources humaines. Lorsqu’il choisit l’une de ces rubriques, il saisit titre, libellé et type de document désiré. La bonne application (Word, Excel, etc. ) s’ouvre alors automatiquement. Les documents générés ou modifiés sont automatiquement classés dans la rubrique idoine.
L’accès aux bases de données est géré par thèmes – une quinzaine par rubrique – et par groupes d’individus. Le thème ” Rémunérations “, par exemple, dans la rubrique ” Ressources humaines “, est en accès restreint. Mais, selon la directrice du marketing, 90 % de l’information est accessible à tous. Un bon moyen de motiver des salariés réticents au début du projet.
La direction, elle, a une vue sur l’ensemble des bases. L’interface lui donne une vision en temps réel de l’avancée d’un dossier et de celui qui le traite, évitant ainsi les redondances. Elle contrôle à la fois l’activité globale du service et le travail de chaque collaborateur. “Nous n’avons pas forcément besoin d’une réunion pour savoir où en sont les gens dans leurs dossiers.”
TF1 Publicité compte maintenant intégrer des documents vidéo à cette base de données. “L’interfaçage avec l’intranet, réalisé voilà trois mois, doit également être amélioré, estime Frédérique Micouleau-Freymond. Mais l’accès à certains thèmes devra être supprimé.” Notamment tout ce qui a trait à l’organisation interne au service marketing, qui ne concerne pas les autres départements de TF1 Publicité
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