Les fonctionnalités traditionnelles du groupware pour simplifier le travail d’un groupe se retrouvent dans le groupWeb. Trois axes principaux servent d’ossature aux plates-formes de groupware. Les outils et applicatifs liés à la communication tout d’abord. Les plates-formes de groupware interviennent sur l’accroissement de l’autonomie décisionnelle et de la charge de travail, faisant de la messagerie la plaque tournante des échanges. L’information peut ainsi être laissée à disposition, et le courrier électronique permet de diffuser un même message à plusieurs collaborateurs, ou de faire suivre des documents en “pièces jointes”. Seconde pièce maîtresse, l’agenda partagé permet de connaître les dates de disponibilité de chacun. Un fil de dialogue complète la plate-forme pour conserver un historique des discussions sur un projet commun. Le fil de discussion est aussi fédérateur car il permet, par exemple, de soumettre un document à l’approbation de la hiérarchie ou de le faire suivre vers les intervenants chargés de sa révision ou de sa mise en forme. Troisième axe du groupware : la collaboration dans le respect des procédures de l’entreprise (décision, suivi, etc.). Comme sur le Web, la problématique prend sa dimension avec la notion de contenu. Les informations produites ou récupérées sont mises en perspective, les actions nécessaires au projet coordonnées et analysées en fonction du contexte.
Une plate forme unique pour un serveur de fichiers universel
Dans un environnement de groupWeb, ces outils doivent s’articuler autour d’une plate-forme unique qui puisse accueillir des groupes d’informations disparates. Véritable serveur de fichiers universel, le serveur Web est tout indiqué pour cette tâche. Il offre en outre un lien direct avec les services de messagerie, soit sous la forme d’un repli vers les clients Pop-Imap standard, soit au travers d’un environnement intégré sous la forme de pages Web, à l’instar des services HotMail. L’affaire se complique avec le workflow, qui implique de faire appel à des applications spécifiques prenant la forme d’applets-servlets Java sur les serveurs Unix (Solaris, Linux, AIX, etc.) ou d’ASP en environnement Windows NT. Reste que la force du groupWeb réside dans sa capacité à imiter les meilleures plates-formes de groupware en rendant ces applications plus accessibles : un simple navigateur permet de les exploiter toutes. En terme de marché, le groupWeb permet aux PME d’accéder à des applications réservées aux grands groupes industriels, grâce à la location d’applications en ligne (Application Service Provider).
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