Pour rationaliser sa gestion de projet informatique, le Crédit Lyonnais a commencé par mettre en place une gestion électronique de documents (GED) classique. Mais, très vite, le besoin s’est fait sentir d’aller plus loin avec une vraie base de connaissances, à laquelle tous contribuent.
En juin 1998, le Crédit Lyonnais démarre une réflexion large sur la gestion de projet au sein du département des études et du développement de la Direction des services et des techniques informatiques (DSTI). Dans ce cadre, elle décide, entre autres, de mettre en place une GED. Objectif : suivre à la trace les informations, les transmettre, les réexploiter pour des besoins réglementaires ou d’audit, etc.
La structure et le contenu indispensable des dossiers de projets sont redéfinis. Le remplissage des documents et leur archivage sont homogénéisés et systématisés. Un an plus tard, en juin 1999, avec l’aide de deux prestataires, Unilog et Unixware, le Crédit Lyonnais associe une base documentaire archivée à chaque projet. Aujourd’hui, les quelque soixante-dix bases regroupent environ vingt-cinq mille documents.
Mais pourquoi archiver tant d’informations si elles doivent rester inutilisées ? La question se pose très vite. Tout naturellement, l’idée germe dans les esprits d’une base de connaissances commune.
Pour ce faire, les chefs de projet et leurs responsables de groupe argumentent eux-mêmes de l’exemplarité de leur projet, suivant les trois critères qu’ils estiment les plus importants. Il peut s’agir de la façon dont la sous-traitance a été gérée, des risques suivis, etc. Ensuite, le comité, qui réunit les différents responsables de groupe, valide ou non ces propositions suivant une grille d’analyse. Les documents associés au projet choisi sont alors chargés dans la base de connaissances par le responsable documentaire.
Chacun, à la DSTI, peut s’abonner et recevoir des informations qui l’intéressent dans cette base.
Devant le succès du projet, le département des standards et architectures réexploite déjà ce principe, et la production informatique s’y intéresse de près .
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