Le Crédit communal de Belgique, spécialisé dans les prêts aux administrations locales, manipule et stocke, chaque année, plusieurs centaines de milliers de documents divers. Cette montagne de papiers et de microfiches ne demandait qu’à se transformer en un gisement d’économies. Dès la fin 1997, la banque décide donc de lancer trois projets pilotes de gestion électronique de documents. Ils concernent la documentation interne, la facturation et l’octroi de crédits aux particuliers. Ces projets pilotes ont permis de vérifier l’acceptation du procédé par le personnel et de valider les technologies retenues. Deux ans plus tard, tous les documents papier sont consultés à l’écran. “Nous avons remplacé le support papier et tous les autres supports de stockage que nous utilisions, tels que les microfiches, par des fichiers au format Tiff, stockés sur disque optique et disque dur”, précise Éric Moyaerts, chef de projet au Crédit communal.
La revue de presse a propulsé l’usage de la GED
Les projets pilotes ont aussi permis de tester l’efficacité du partenaire choisi, Logon SI. “Nous estimions que la GED était vraiment éloignée des compétences de nos équipes de développement. Nous avons donc recherché un partenaire extérieur pour lui confier la direction technique des opérations”, explique le chef de projet.
La solution technique retenue, Octopus Cold, récupère les données informatiques existantes, provenant de mainframes ou d’ordinateurs départementaux, quelle que soit leur nature : textes, logos, signatures, graphismes, etc. Octopus Cold les convertit en fichiers images, les indexe automatiquement sur une base SearchServer, de Fulcrum, et les stocke sans altérer leur format d’impression.
L’expérience se révèle concluante, et en deux ans, de nombreuses autres activités sont passées à la GED, dont la revue de presse. Son informatisation et sa mise à disposition sur l’intranet ont d’ailleurs convaincu l’ensemble des employés de l’intérêt du système. “Très vite, nous avons créé une dynamique, note Éric Moyaerts. Ce sont les utilisateurs qui nous font la demande de passage à la GED. Ce n’est qu’après avoir vérifié l’intérêt économique et organisationnel du projet que nous lançons le processus.” Chaque projet, confié à un responsable, est débattu avec les services informatiques et opérationnels, la direction des ressources humaines, les services achats, communication et distribution.
900 000 documents numérisés en deux ans
La question de reprendre ou non les documents déjà archivés sur microfiches s’est alors rapidement posée. “Tous les documents existants relatifs à des dossiers ayant des dates de début et de fin n’ont pas été traités. Mais, pour les nouveaux documents venus compléter des dossiers existants, nous avons ajouté, à leur fichier Tiff, un signal visuel indiquant que le reste du dossier est disponible sous forme de microfiches”, précise Éric Moyaerts. La numérisation est gérée par une cellule de six personnes. Au bout de deux ans, 900 000 documents ont déjà été numérisés. En agence, le changement est ressenti au quotidien. La consultation des pièces des dossiers s’effectue instantanément, sur écran, à partir de la référence du dossier.
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