La messagerie électronique a aujourd’hui totalement supplanté les solutions propriétaires des éditeurs de groupware. Comparé aux supports de communication habituels, la messagerie dispose de solides atouts pour s’imposer. Le téléphone ne laisse aucune trace exploitable a posteriori. La télécopie a le mérite d’offrir la même couverture géographique et d’y ajouter le support de l’écrit. Le format de ces documents, qu’il s’agisse d’imprimés ou de fichiers graphiques, n’autorise toutefois aucune exploitation instantanée dans une chaîne de traitement numérique de l’information. Avec l’arrivée des premières solutions intégrées de groupWeb, la messagerie électronique s’offre un sérieux lifting. Les standards issus d’Internet restent évidemment en vigueur : SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pour l’expédition, Pop (Post Office Protocol) pour la réception et Mime (Multipurpose Internet Mail Extensions) pour le transport d’informations additionnelles (liens hypertextes, fichiers joints, enregistrements de bases de données, applications…). Dans un contexte de travail de groupe, les possibilités apportées par ces divers protocoles demeurent malheureusement en retrait face aux messageries des logiciels de groupware traditionnels. Les différences les plus criantes apparaissent au niveau de la gestion des boîtes aux lettres. Si les logiciels de messagerie orientés Internet autorisent aujourd’hui la gestion de comptes de messagerie multiples et l’exploitation de filtres de réception pour opérer un classement rapide, les mécanismes de suivi s’avèrent malheureusement quasi inexistants. Les protocoles SMTP/Pop 3 ne permettent pas d’obtenir d’accusés de réception, pas plus qu’ils n’assurent l’émission de rapports de consultation (message reçu, lu, imprimé, rerouté, archivé, etc.). Il convient donc de se tourner vers le protocole Imap 4 (Internet Message Access Protocol) pour trouver les évolutions les plus notables, telles que le support de listes de diffusion contextuelle et l’exploitation d’accusés de réception simplifiés. Ce standard tarde malgré tout à s’imposer et l’immense base installée de la messagerie sur le Net reste fidèle aux protocoles SMTP/Pop 3.
Des échanges groupWeb sécurisés
Les messageries de groupWeb disposent en revanche d’une avance notable en matière de sécurisation des échanges. Le protocole S/Mime (Secure/Mime) assure un niveau de confidentialité satisfaisant à la plupart des usages professionnels. Il permet le chiffrement du corps du texte, ainsi que des pièces jointes. S/Mime garantit l’intégrité prouvant que le courrier n’a pas été modifié pendant son transport vers le ou les destinataires, et identifie l’auteur grâce aux certificats ou à la signature électronique. L’authentification de l’émetteur du message passe généralement par l’utilisation, au sein de l’entreprise, d’un annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), qui recense à la fois les signatures électroniques et les clés publiques de chiffrement. L’annuaire joue le rôle de centre de certification des échanges pour tous les correspondants référencés dans sa base. La simplification de l’administration et la cohérence en matière de sécurité des échanges font d’ailleurs de l’annuaire LDAP la pierre angulaire des solutions de groupWeb.
De la messagerie unifiée à la messagerie universelle
Toujours dans un contexte de groupe de travail, de nouvelles fonctions s’avèrent bienvenues. Inspiré des newsgroups, le service de conférences, notamment, se comporte comme une boîte aux lettres partagée par plusieurs participants. Replacé dans le contexte du groupWeb, l’espace de conférence doit favoriser la communication de messages de portée générale, ainsi que la mise à disposition des membres du groupe, de documents de travail, voire d’applications. Lorsque cette fonction n’est pas intégrée en standard, elle peut être apportée par la création de listes de diffusion de message. La messagerie offre également un environnement de dialogue en temps réel comparable aux serveurs IRC (Internet Relay Chat), ce protocole tendant à tomber en désuétude. Des logiciels aussi répandus que Microsoft Internet Explorer et Netscape Navigator intègrent en standard un système de dialogue temps réel. Depuis, d’autres produits se sont imposés, le plus connu étant certainement ICQ (prononcer “I seek you”). Principal problème de ces outils, leur incompatibilité quasi totale et l’absence de standardisation des environnements. Ainsi, chaque éditeur préfère imposer sa solution plutôt que rechercher un compromis favorisant l’interopérabilité avec les concurrents. Dans le groupWeb, la messagerie tend maintenant à s’ouvrir aux autres supports de communication. Des logiciels additionnels, tels ceux proposés par Coheris, Atix ou encore AVT, offrent aujourd’hui la possibilité d’unifier les moyens de communication. Aussi trouve-t-on désormais des produits qui assurent le lien entre la téléphonie et la messagerie. Chaque utilisateur dispose alors d’une ligne téléphonique virtuelle (un simple numéro d’affectation sur Numéris par exemple) lui permettant de recevoir des télécopies. Le serveur d’unification détecte l’arrivée des documents, puis les route vers une boîte aux lettres selon le numéro de téléphone auquel ils sont destinés, avec l’aide de l’annuaire LDAP de l’entreprise.
Le reroutage vers des mobiles
Cet effort d’agrégation des messages se double aujourd’hui d’une recherche plus souple dans l’adressage. Le nomadisme qui tend à devenir la règle dans nombre de services (direction commerciale, maintenance, audit…) oblige à trouver de nouveaux moyens pour maintenir le contact avec les collaborateurs. Le Wap (Wireless Access Protocol) est évidemment présenté comme le service le plus en pointe dans ce domaine. Mais il souffre encore de la relative rareté des terminaux, de leur manque de convivialité, de leur lisibilité… et de leur prix élevé. Toute prometteuse que soit la technologie Wap, il convient donc d’attendre qu’elle arrive à maturité. D’ailleurs, la plupart des serveurs de messagerie unifiée sont déjà en mesure de rerouter le texte constituant le corps d’un courrier électronique sous la forme de messages SMS (Short Message Service), à destination d’un téléphone mobile. Une solution performante réalisera même la segmentation d’un texte volumineux en une suite de messages conformes au standard SMS (236 caractères incluant en-tête et provenance). Autre possibilité fréquemment supportée, le reroutage en direction d’un télécopieur. Certains produits disposent par exemple d’un serveur vocal permettant d’indiquer, via les touches du téléphone (*, #, 1, 2, 3…), la nature du service de reroutage attendu et le numéro du terminal destinataire. L’utilisateur choisit entre l’option SMS et télécopie, puis précise son numéro de téléphone. Il reçoit ensuite ses messages sur son téléphone mobile, sur le télécopieur de la société où il se trouve en déplacement, voire sur le numéro de téléphone de sa chambre d’hôtel, afin de récupérer les informations sur son ordinateur via l’abonnement fax/data de son GSM… Une manière originale de rendre Internet encore plus universel.
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