Lourdeur, affichage en mode caractères, et inaptitude à fonctionner en l’an 2000 caractérisaient l’ancien logiciel de gestion commerciale des Editions du Centre Pompidou. Fin 1999, le logiciel Navision Financials lui succède, apportant la facilité d’utilisation et la capacité de synthèse recherchées.Une quinzaine de personnes travaillent avec ce logiciel danois au sein de la direction chargée de la production éditoriale du centre. Celle-ci édite une soixantaine d’ouvrages d’art par an, qu’elle vend à des librairies, des bibliothèques ou des organismes culturels. Le logiciel sert à prendre les commandes, à gérer les stocks et à facturer – 13 millions de francs en 2000 -, et il restitue des statistiques. La facilité de modulation des demandes d’états et la finesse des résultats surpassent largement les possibilités de la solution précédente. Ce qui n’empêche pas la direction des éditions de téléphoner parfois au responsable de l’administration des ventes pour connaître des résultats qu’elle pourrait obtenir directement. La précision des tableaux de bord aide à développer l’activité commerciale. “Nous pouvons peaufiner le dossier des prospects et mieux cibler les clients en relation avec les expositions, précise Josiane Peperty, responsable de l’administration des ventes des Editions du Centre Pompidou. Pour les cartes postales que nous éditons, par exemple, nous savons que c’est le bleu de Mirò qui plaît le plus au public. ” Ce niveau de détail dans la connaissance des goûts du client résulte de l’exploitation des données de cette année, mais aussi de celles de la décennie précédente, récupérées à partir du progiciel remplacé.
Une information claire et synthétique
“Navision nous a apporté la rapidité d’obtention des données et des informations bien synthétisées“, dit Josiane Peperty. La direction générale du centre profite ainsi de statistiques plus fines, tenant compte, par exemple, de la facturation à zéro franc des livres fournis aux différents services internes. Car l’application bénéficie de nouvelles fonctions. En cas d’impayé, le déclenchement d’une relance trente jours après l’émission de la facture. La date de relance est donc avancée. Ce qui raccourcit le délai de paiement. Des documents ont été revus pour profiter des possibilités du logiciel. Par exemple, les bons de préparation de commande et de livraison sont désormais établis par Navision. Tout cela n’a que peu touché l’organisation. Déjà, une nouvelle dimension se dessine pour l’an prochain : la vente électronique à partir du catalogue du site internet du centre.
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