Pour le cabinet d’avocats et de conseil Francis Lefebvre, ses quelque cinq cent mille actes juridiques et rapports d’études sont la seule et unique matière première à partager entre près de 300 utilisateurs. “Notre principal défi aura été de répondre entièrement à des exigences très contradictoires en apparence “, se souvient Marie-Françoise Simmonet, directrice informatique du cabinet Francis Lefebvre. “Les avocats souhaitaient accéder à tout moment et en tout lieu à leurs fichiers, mais sans passer par Internet, poursuit Marie-Françoise Simmonet. Pas question non plus de perdre un seul acte : il fallait exclure d’emblée tout risque d’arrêt de la production.”
Autre facteur déterminant : la confidentialité. Chacun des cinquante-cinq services juridiques du cabinet ne devait avoir accès qu’aux projets le concernant. Mais, dans un cas sur trois, un même client requiert l’intervention de plusieurs services. Le propriétaire du fichier, et lui seul, devait alors pouvoir déroger ponctuellement aux règles de confidentialité, sans remettre en cause la politique de sécurité globale.
Après une première expérience, peu concluante, en 1994, le cabinet Francis Lefebvre lance un nouvel appel d’offres fin 1997. Un comité interne de pilotage est créé pour définir un cahier des charges très précis. Sur les dix éditeurs candidats, c’est le français Cogisoft, avec sa suite logicielle eDelos, qui l’emporte, devant FileNet et Docubase. Quant à IBM, il déclare forfait en cours de route. L’offre de gestion électronique de documents (GED) de Cogisoft est personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques du cabinet. Rebaptisée BFL Explorateur, elle remplace l’explorateur de Windows sur les postes de travail. “C’est ce qui a séduit nos utilisateurs, confie Marie-Françoise Simmonet. La formation des nouveaux utilisateurs ne dure d’ailleurs jamais plus de deux heures. En fait, ils n’ont besoin que d’apprendre à se servir des fonctions de réplication et de gestion des droits d’accès.”
Une synchronisation automatique
L’exigence de pouvoir travailler sur les documents même lorsque l’ordinateur n’est pas connecté au réseau a conduit à une architecture de GED distribuée plutôt originale. Stockés simultanément sur le poste de travail et sur les serveurs, les documents sont accessibles que l’on soit connecté ou non au réseau local. L’application dispose d’un mécanisme de synchronisation capable de détecter d’éventuels conflits entre les mises à jour. “L’assistante d’un avocat peut ainsi ajouter un tableau à un document, tandis que l’avocat lui-même en modifie une copie sur un PC portable “, explique Marie-Françoise Simmonet. La synchronisation se fait automatiquement à chaque connexion ou déconnexion d’un utilisateur au réseau local. Une fois les éventuels conflits résolus, les documents, fichiers d’index et droits d’accès sont mis à jour.
Malgré une migration relativement complexe des documents plus anciens et un ticket d’entrée proche du million et demi de francs, les gains sont d’ores et déjà sensibles : environ 360 000 documents ont été créés depuis le déploiement du logiciel contre à peine 140 000 auparavant.
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