La difficile migration d’un environnement de gestion documentaire vers une version supérieure n’aura pas été vaine pour Pictet, une banque privée suisse de gestion de fortune. “Depuis mai 2001, date à laquelle nous avons installé Documentum 4i, le logiciel de l’éditeur Documentum, nous bénéficions d’une gestion plus efficace et robuste de nos dizaines de millions de documents, explique Carlo Bonferroni, directeur associé de la banque. Par ailleurs, nous sommes en mesure de proposer à nos clients qui le souhaitent un accès performant et hautement sécurisé à leurs documents.” Les mille cinq cents chargés de comptes clients accèdent plus rapidement à leurs dossiers pour effectuer, par exemple, des recherches d’antériorité sur les comptes des clients, car certaines fonctions du logiciel, telle la recherche, ont été optimisées.
Un chantier de migration de six mois
Ces avantages résultent de la migration de la version EDMS98, une architecture client-serveur, vers son évolution adaptée à internet, Documentum 4i. Mais ce changement s’est heurté à des obstacles et le chantier a nécessité plus de six mois. ” Les programmes de migration de l’éditeur n’ont pas été conçus pour de grosses bases de données, explique Carlo Bonferroni. Par conséquent, nous nous sommes retrouvés avec des problèmes techniques et de performances, tous liés à la volumétrie de nos documents.” Le chargement de la base documentaire a été planifié et exécuté par morceaux, petit à petit, au lieu de tout basculer en une seule opération.En outre, il a fallu réaliser des développements spécifiques au sein de la nouvelle version du logiciel. En effet, certaines adaptations effectuées pour la version précédente n’étaient plus opérationnelles avec la nouvelle mouture. Concernant la volumétrie des données, la banque gère 1 To de documents électroniques au format PDF. Techniquement, cela représente quelque cinquante-cinq millions d’objets dans la base du système de gestion documentaire, car ce dernier gère l’historique de l’évolution des documents. Dans ces conditions, une simple commande de sauvegarde de la base nécessitait deux jours de traitement avec l’ancienne version. Une lourdeur que résout le passage à la nouvelle. La mise en place finalement réalisée a donné des idées aux responsables de la banque. Ces derniers prévoient de construire un portail qui offrira des espaces privés à leurs clients.
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