L’annuaire constitue un enjeu de pouvoir dans l’entreprise
La généralisation d’un annuaire fédérateur de l’ensemble des collaborateurs et des règles de l’entreprise n’est pas un projet neutre. Elle peut être freinée par des problèmes organisationnels.
Si la mise en place d’un annuaire pose des problèmes techniques, ils sont sans commune mesure avec les questions politiques qu’il soulève. L’annuaire centralise une mine d’informations sur l’identité des collaborateurs et leurs droits. L’équipe dirigeante et son PDG n’échappent pas à cette règle. Résultat, les luttes de pouvoir ne se font pas attendre, chacun voulant avoir la maîtrise de ce qui risque de devenir, à terme, une des applications les plus sensibles de l’entreprise.
Déléguer les responsabilités dans la maîtrise de l’annuaire
” Le projet est souvent géré par les services de communication ou de DRH, estime Erwan Penhéleux, responsable avant-vente chez Atos. Et non pas par le service informatique qui, de toute façon, ne détient pas les informations sur les utilisateurs. ” Un point de vue que ne partage pas Bruno Reboul, consultant et formateur de IBConsulting : ” L’annuaire est un outil pour les informaticiens, et non pas pour les utilisateurs. Certes, ces derniers sont gérés d’après les informations contenues dans l’annuaire, mais ce sont avant tout les informaticiens qui s’en servent pour simplifier leur travail de maintenance, de gestion de la sécurité, etc., au quotidien. “Pour ce consultant aguerri à la généralisation des annuaires en entreprise, la gestion de l’annuaire doit donc rester du domaine des informaticiens, avec, toutefois, différents niveaux de délégation des responsabilités. Le premier découpage repose sur des territoires géographiques, chaque administrateur gérant en local la totalité ou une partie des informations relatives à ses utilisateurs. Un second niveau peut être délégué à des chefs de projets, qui connaissent leurs utilisateurs. ” Tout centraliser au niveau des informaticiens pour les mises à jour, c’est prendre le risque de créer des goulets d’étranglement. En déléguant à des responsables d’unités, on gagne en réactivité “, ajoute Bruno Reboul.Une fois les aspects politiques réglés, le projet d’annuaire est découpé en plusieurs phases : recensement des îlots d’informations existants, consolidation dans un annuaire unique, et rapprochement des données récupérées. Critique, cette dernière étape consiste à détecter les incohérences : utilisateurs figurant deux fois sous des noms orthographiés différemment, données incomplètes, etc. ” Entre 20 % et 30 % des données récupérées présentent des problèmes de ce type, estime David Adde, consultant chez Fi System. Ce qui correspond à entre 20 % et 30 % d’incohérences qui n’ont pas été gérées par les moulinettes de récupération des données et qu’il faut traiter manuellement, ce qui représente un travail important. ”
