La gestion des frais professionnels est souvent la bête noire des services de comptabilité : notes envoyées avec plusieurs mois de retard, descriptifs illisibles, etc. De leur côté, les salariés perdent un temps précieux à rédiger ces notes et doivent souvent payer leurs frais avant d’être remboursés. Devant ce problème, le groupe Lafuma s’est intéressé en 1999 aux cartes de crédit professionnelles (dites cartes Affaires) de la Société générale. La banque lui suggère alors d’aller plus loin dans l’automatisation du processus en s’équipant d’un logiciel spécialisé. “Nous savions que Dimo Gestion, l’éditeur de notre logiciel de trésorerie, proposait un outil de gestion des frais professionnels, explique Xavier Bastien, chef comptable de Lafuma. Notilus s’est révélé le seul logiciel de ce type adapté à une entreprise moyenne comme Lafuma : nous n’allions pas engager un gros investissement juste pour mieux gérer nos notes de frais !”
Un gain de temps de plus de 60 %
Acquis en octobre 1999, Notilus a été installé en une journée au siège de l’entreprise. Après les cadres dirigeants, son utilisation a été étendue aux commerciaux export. Toutes leurs dépenses professionnelles sont désormais réglées par carte Affaires : grâce au code d’identification des commerçants détenteurs de terminaux bancaires, chaque paiement est identifié et enregistré par la Société générale dans un fichier propre à l’utilisateur. Tous les quinze jours, Lafuma rapatrie l’ensemble des fichiers, qui sont directement intégrés à Notilus. “Quant aux dépenses réglées en espèces, les utilisateurs en saisissent eux-mêmes la nature dans leur fichier Notilus”, ajoute Xavier Bastien. Périodiquement, une personne de la comptabilité imprime les fichiers sur papier et les transmet aux commerciaux pour qu’ils puissent joindre leurs factures justificatives.
Les avantages du système sont multiples : Lafuma évalue à plus de 60 % le gain de temps des utilisateurs sur la gestion de leurs notes de frais, et à 30 % le gain réalisé sur l’administration et le contrôle des dépenses professionnelles par le siège. Parce qu’il n’y a plus de ressaisie à faire, de nombreuses erreurs sont évitées. Des paramètres tels que la déduction de la TVA ou la conversion de devises ajoutent encore en fiabilité. En outre, les utilisateurs n’ont plus à avancer le montant de leurs frais : le compte du commercial est crédité par l’entreprise avant même que son règlement ne soit débité.La direction de Lafuma y trouve aussi son intérêt. “Le cycle de traitement des frais a été réduit à trente jours, ce qui simplifie notre comptabilité. De plus, les analyses de Notilus nous permettent d’établir des statistiques précises, telles que les dépenses enregistrées dans chaque pays ou chez chaque commerçant. Nous pouvons ainsi négocier des tarifs avec une chaîne d’hôtels, chiffres à l’appui”, signale Xavier Bastien. Apprécié par la plupart des utilisateurs, le système est cependant mal vu par certains : les frais gonflés, ou de complaisance, ne passent plus la barrière de l’automatisation. Lafuma envisage ainsi une réduction de son budget total de frais, avec un retour sur investissement pour début 2001.
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