Avec près de 97 % de son activité concentrés sur trente heures et le traitement de près de un million de chèques en une dizaine de jours, l’AFM Téléthon se devait d’optimiser au maximum le traitement des millions de francs promis chaque année. En 2000, les promesses de dons ont atteint la somme de 501 749 612 francs (76 491 233 ?). “En moyenne, les dons réels représentent 95 à 97 % des promesses “, constate Bruno Desbuleux, responsable des ressources de l’AFM Téléthon. “Ces dons sont récoltés par l’intermédiaire de multiples canaux : envoi de chèques, serveur Minitel, site Internet ou recette sur les lieux d’animation.” Mis en place en 1998, le site web a recueilli l’an dernier 6 millions de francs (0,91 million d’euros) de promesses de dons, dont environ la moitié a été versée directement grâce au système de paiement d’Atos. Il fallait donc mettre en place un mode de traitement spécifique qui prenne en charge un flux important dans des délais très courts et qui puisse traiter les dons quelle que soit leur forme. “Non seulement il fallait traiter les dons, mais aussi assurer la validation des contrats, l’envoi des reçus fiscaux, etc. Auparavant, nous utilisions les services d’un prestataire localisé à Rouen. Peu à peu, nous avions perdu la main sur les procédures de traitement mises en place par celui-ci. Nous souhaitions non seulement améliorer le traitement des dons, mais aussi reprendre le contrôle de ces procédures “, explique le responsable des ressources. Le nouveau prestataire devait traiter un flux minimal de 60 000 chèques par jour, éditer et acheminer un million de reçus fiscaux avec moins de 5 % de NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée). Depuis deux ans, c’est le groupe Safig, spécialisé dans le traitement des flux d’information, qui assure le traitement des dons du Téléthon. Ceux-ci (chèques seuls ou avec promesse de dons) sont réceptionnés et dépouillés par Safig, puis triés par lot selon la conformité ou non de l’adresse et du montant du chèque avec ceux de la promesse, les cas particuliers étant regroupés pour être traités manuellement.
Un taux de reconnaissance de l’ordre de 70 %
Le montant des chèques n’est plus saisi manuellement mais grâce à un outil de reconnaissance des caractères cursifs, édité par A2IA, la numérisation étant réalisée sur une plate-forme NCR 7780. Près de 70 % des montants sont reconnus. “Le taux de reconnaissance est important, car les montants sont souvent des sommes rondes et les donateurs s’appliquent à la rédaction “, admet Carine Bouchard, ingénieur commercial de Safig. Les adres-ses sont, en revanche, toujours saisies manuellement. Une base de données adresses, appelée Sigma (Visual FoxPro), est constituée à partir des images numérisées des chèques ou des promesses de don. “Cette année, la saisie des adresses devrait être automatisée, grâce à cette base de données. 70 % de nos donateurs sont fidèles, il suffira donc de récupérer le code d’identification des chèques pour obtenir leurs coordonnées et éditer les reçus fiscaux “, envisage Bruno Desbuleux. En accélérant le traitement des chèques, l’AFM Téléthon a réduit le temps de dépôt en banque. “Nous estimons les intérêts gagnés à environ 150 000 francs (22 867
?
), tout en baissant le coût unitaire de traitement “, constate le responsable.
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