Confronté quotidiennement à des volumes considérables de courrier, le groupe 3 Suisses avait choisi la lecture automatique de documents (LAD) dès 1998. En 2001, le numéro 2 de la vente par correspondance en France a traité 4,5 millions d’images numériques (bons de commande et chèques). La société entend doubler ce chiffre cette année. Alors que les marges de progression restent importantes, Jeannine Labrosse, responsable de la préparation de la commande et du retour, estime avoir déjà réalisé “20 % de gains de productivité sur la chaîne complète”. A ce chiffre brut, il faut ajouter d’autres sources d’économies. La LAD a ainsi permis de gagner un jour de compensation grâce à une remise en banque des chèques à J+2 au lieu de J+3 par le passé. Compte tenu des sommes en jeu, la différence est loin d’être négligeable.
L’impact informatique a été sous-estimé
Pour franchir le cap des 9 millions d’images numérisées, l’entreprise devra repenser son architecture informatique. “Nous avons conduit le changement sur le plan humain, mais sous-estimé l’impact sur le système d’information”, reconnaît Frédéric Devos, responsable du service applications et production de la DSI. Bâtie autour d’une informatique centrale mainframe (IBM OS/390), l’infrastructure est soumise à rude épreuve lors de la concentration des flux dynamiques d’information, la production pouvant atteindre de 10 000 à 40 000 commandes par jour. En revanche, la LAD a eu peu d’impact sur la créativité marketing. Les 3 Suisses conçoivent de six cents à sept cents modèles de bons de commande par an selon une mise en page immuable scindée en trois pavés (adresse, article, paiement). Leur modélisation est réalisée par deux salariés formés au logiciel Order Design, d’Itesoft.A l’origine de la réflexion menée autour de la LAD, on trouve chez le vépéciste des manques ponctuels en personnel qualifié. “En 1995, nous avions mis en place le principe de tâche intégrée, chaque opératrice devenant responsable d’une commande, du début à la fin de son traitement, rappelle Jeannine Labrosse. Cette organisation avait atteint ses limites. Nous ne pouvions former le personnel intérimaire à ce type de poste qui requiert trois mois de formation. En périodes de pointe correspondant aux sorties de catalogues, nous revenions au principe des tâches scindées.”Le coût de la formation conjugué au passage aux 35 heures et à une volonté de gagner en réactivité ont conduit les 3 Suisses à débuter le projet en 1998. Afin de tester les solutions du marché sur des bons de commande réels, la DSI a réalisé une maquette de production. Le comité de pilotage associant directions informatique et logistique retient Itesoft entre autres pour ses références dans la VPC (Quelle, La Camif…). 1999 a été une année de mise au point. “Nous avons débuté la LAD sur l’activité Vitrine Magique, qui offrait plus de simplicité : ni coloris ni taille, peu de promotions…” D’emblée, le projet intègre la monétique, c’est-à-dire le couplage du bon de commande et du chèque associé. Une association indispensable mais qui ne fait qu’augmenter le volume d’informations échangées.
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