La Caisse des congés spectacles doit faire face à une tâche colossale. Elle s’occupe de la gestion des congés des intermittents du spectacle, qui peuvent compter deux cents employeurs chacun ! Cet organisme traite environ 1 500 000 certificats d’employeur par an, pour près de 120 000 bénéficiaires. Il s’agit de formulaires au format A5, appelés Chèques roses. Lors des mois de janvier et d’avril, la Caisse enregistre une forte augmentation du nombre de Chèques roses reçus. Il y a alors près de 150 000 documents à traiter en trois semaines, avec pas moins de 20 000 formulaires à numériser par jour. Pour gérer ce flux, il fallait un outil de traitement informatique composé d’un système de lecture automatique de documents (LAD).
Une solution pérenne
Les Chèques roses sont des formulaires présentant toujours la même organisation. Les informations étant néanmoins manuscrites, la solution doit aussi intégrer des fonctions de reconnaissance optiques de caractères (OCR) ou d’écritures manuscrites (ICR) afin de rapatrier les informations vers l’application de gestion hébergée par un mainframe IBM.Dès 1993, la Caisse des congés spectacles s’est dotée d’une solution LAD et OCR s’appuyant sur une architecture Sun. Mais l’application de numérisation restait difficile à faire évoluer. Dès 1999, l’entreprise décide d’adopter XDataFlow, d’Itesoft. “Il nous fallait une solution pérenne, nécessitant peu de personnel en interne, capable de supporter la montée en charge due à l’arrivée de la GED et d’absorber très vite de grands volumes de documents. Et surtout, la solution se devait d’être réellement intégrée “, explique Jean Delair, responsable informatique.En janvier 2000, la nouvelle LAD est mise en production. Le réseau local passe de 10 à 100 Mbit/s. La GED, développée par Eastman Software, est installée en janvier 2001 et permet à une centaine de postes de travail de consulter les images indexées des Chèques roses. La base d’indexation utilisée est SQL Server, de Microsoft, et comporte 2 500 000 enregistrements avec six champs d’indexation selon les documents. Jusqu’à treize opérateurs interviennent pour valider les opérations effectuées par la LAD, en cas de doute de l’opérateur ou d’erreur de saisie repérée par le logiciel.Début 2002, la GED sera étendue à l’ensemble des documents entrants et sortants de l’entreprise. Elle sera épaulée par une solution de workflow permettant la circulation des documents. “Il faut prendre le temps d’analyser l’existant et le stockage nécessaire, et descendre jusqu’aux caractéristiques des scanners et à leur qualité de numérisation “, insiste Jean-Philippe Ollion, chef du projet LAD-GED.
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