Lancer un projet d’achat en ligne est une décision stratégique. Elle émane dans la plupart des cas de la direction générale ou de la direction des achats. Objectif : mieux maîtriser les coûts et rationaliser les processus. De fait, c’est souvent la direction des achats qui s’en charge. L’étude en amont réunit un comité de pilotage. Composé des représentants des fonctions concernées, cette structure définit la stratégie, la famille d’achats ciblée, les fournisseurs, etc. Exemple : Legrand, spécialiste de l’électricité, qui prépare un système d’achat en ligne pour ses biens directs et indirects. Outre les responsables achats, sont représentées à son comité de pilotage la direction générale, l’informatique, la direction des ressources humaines et la logistique.Le rôle du directeur des achats est d’abord celui d’un coordinateur. Il s’attache à la logistique du projet et à la conduite des relations avec les fournisseurs ou la place de marché, s’il y en a une. Il prépare la stratégie d’achat, l’organisation des processus et, surtout, il s’assure de l’adhésion des fournisseurs qui vont alimenter le catalogue électronique. Un comité opérationnel assume, quant à lui, la mise en ?”uvre du projet. Il est constitué d’utilisateurs tests et d’informaticiens. C’est-à-dire des responsables achats, logistique (biens de production) et des salariés des services généraux. En fait, toute personne impliquée dans l’achat. Une opération pilote, sur une période de trois à quatre mois, permet de tester en réel une famille restreinte d’achats avant de l’élargir à d’autres produits et fournisseurs. Les utilisateurs participent non seulement à la conception du projet, mais aussi au paramétrage d’outils tels que Commerce One et Ariba. Informaticiens et utilisateurs travaillent ainsi de concert.”A la différence des projets traditionnels, l’utilisateur qui spé- cifie et l’informaticien qui met en ?”uvre ne sont pas séparés. Responsables fonctionnels et technologiques travaillent de façon simultanée “, assure Hervé Hillion, consultant chez PEA Consulting. C’est toutefois moins vrai pour un système qui s’insère dans un progiciel de gestion intégré – le module e-procurement d’Oracle Applications, par exemple. “Chez nous, la mise en ?”uvre, qui s’appuie sur un PGI, nécessite des développements spécifiques et des paramétrages qui ne peuvent être assurés que par les informaticiens “, souligne Jean-Paul Laude, responsable des systèmes d’information à la direction des achats du Crédit Lyonnais. De son côté, la direction des achats suit l’intégralité du projet d’achat en ligne, y compris le déploiement de la solution. Elle gère le catalogue de fournitures et de prestations et s’assure que l’outil est bien utilisé par les prescripteurs. Enfin, la direction informatique, elle, formate et prépare les données ainsi que le système de comptes-rendus. L’intégration est en effet plutôt prise en charge par un prestataire.
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