Nombreuses sont les entreprises qui gèrent plusieurs projets simultanément, avec des collaborateurs repartis sur différents sites. Pour les assister dans cette tâche, des outils simplifient et organisent le travail collaboratif.
Mener un projet ou un travail de groupe est avant tout une affaire de sécurité. Pour l’accès tout d’abord, il faut être sûr de l’identité et des droits de chacun des utilisateurs. Compte tenu de la multitude d’informations et de documents à partager, il est également nécessaire de s’assurer de la bonne coordination des travaux pour ne pas retrouver deux personnes travaillant à distance, au même moment, sur un document identique. Il faut enfin s’assurer de l’intégrité du document via des procédures de chiffrement. Notre laboratoire a évalué les performances de 4 logiciels de travail collaboratif via internet. Ces solutions offrant chacune un angle d’approche particulier, ce comparatif s’est attaché à vérifier laquelle s’adaptera le mieux à la structure de votre entreprise.
SiteScape Enterprise Forum, grand vainqueur de ce banc d’essai
Avec 8,6 sur 10, SiteScape Enterprise Forum 6.0 arrive en tête de notre classement. Développé par une ex-filiale d’AltaVista, cet outil vient en complément d’un site intranet ou internet. De son côté, IBM QuickPlace 2.08 (associé à Lotus SameTime 2.5) obtient une note de 7,4. Groupware très évolué orienté internet, il constitue une structure solide pour l’organisation de l’entreprise. Édité par FrontTech, Intranet Serveur Pack v.2, dont la note globale n’excède pas 5,1, convient mieux à un intranet d’entreprise. Enfin, Magi Enterprise 2.5 d’Endeavors Technology s’apparente plus à outil de communication en s’appuyant sur la technologie peer-to-peer. Il nécessite une connexion sur un ou plusieurs serveurs de l’éditeur. Sa note globale s’élève à 4,9.
Le couple IBM/Lotus complexe à déployer
Ces 4 logiciels aident les équipes à collaborer au travers du web. Que ce soit en mode ASP ou en utilisation locale, ils exploitent le navigateur comme client sans nécessiter de développement spécifique pour leur installation.Le premier critère évalué concerne le déploiement des outils au sein de l’infrastructure de l’entreprise. Ainsi, la mise en place de Site- Scape Enterprise Forum 6.0 se déroule en 2 étapes. Le logiciel ne dispose pas d’assistant mais propose une notice de type pas à pas qui simplifie l’installation. De son côté, Internet Serveur Pack v.2 est une solution matérielle et logicielle rapide à mettre en ?”uvre. En effet, FrontTech livre le serveur pré-installé sur une machine dédiée. Des 4 produits testés, celui d’IBM/Lotus se révèle le plus complexe à déployer.Le critère sécurité, quant à lui, est lié à celui de la gestion des utilisateurs. SiteScape Enterprise Forum 6.0 devance une fois de plus ses concurrents du fait d’une richesse fonctionnelle plus complète. S’appuyant sur le serveur web IIS de Microsoft, il requiert cependant la configuration manuelle du protocole SSL pour sécuriser les échanges. Signalons que l’outil de FrontTech obtient la moins bonne note en matière de sécurité car le chiffrement des échanges est une option payante, contrairement à ses concurrents qui proposent SSL en standard.
Des adaptations à l’entreprise très variées
La facilité d’utilisation, l’interface et les alertes délivrées aux utilisateurs ont également pesé dans la notation. SiteScape offre une gestion très granulaire des droits d’accès des différents utilisateurs. L’exploitation du tableau de matrice se révèle en outre très lisible, réunissant groupes et fonctions. Très flexible, la gestion des droits peut être renforcée par l’administrateur. Enfin, le logiciel prend en charge les exceptions de droit lors de l’affectation d’un utilisateur à un groupe.Concernant la gestion des documents, les outils IBM/Lotus restent les plus performants. Ils autorisent, via le recours à ActiveX, la gestion des glisser-déposer de fichiers pour en faciliter la publication. Les utilisateurs sont avertis par SMTP afin de fournir un bon suivi des fichiers. Les capacités de communication entre les différents collaborateurs dépendent de la technologie employée.Les fonctions disponibles s’étendent de la messagerie instantanée au partage de fichiers et varient énormément d’un produit à l’autre. Elles vont de la création de forum avancée dans SiteScape Forum 6.0 à des fonctions de chat élémentaires de Magi Enterprise 2.5..L’adaptation à l’organisation de l’entreprise, seules les offres d’IBM/Lotus et de SiteScape proposent une évolution possible. Assez rigide, l’architecture du premier reste malgré tout ouverte à LotusScript et à JavaScript. De son côté, SiteScape dispose de deux types de personnalisation. Élémentaire, la première concerne l’ergonomie de l’interface (logo, etc.). La seconde s’effectue en éditant les templates pour la modification de l’apparence de chaque espace de travail. Ces derniers proposent des applications métier prêtes à l’emploi telles que la gestion d’affaires, le suivi de contacts ou le help desk incluant déjà un processus de validation. L’administrateur crée ses propres formulaires sans développement et y accède à l’aide de menus.
