Chaque matin, c’est par kilos que je transporte les documents qui me sont adressés : devis, demandes de congés, bons de commande, et enfin, tous ceux envoyés ‘ pour info ‘, autrement dit, destinés à
la poubelle après une brève lecture !Je n’ose imaginer le coût de ce gâchis en papier et en encre. Comment, d’ailleurs, évaluer le coût de ces impressions de masse qui induisent des heures de travail improductives et non valorisantes ?Le déploiement de la messagerie et la vulgarisation des mails ont contribué à endiguer le flot de notes internes. Cela n’est malheureusement pas suffisant : seul un projet de GED ambitieux visant le zéro papier permettrait
d’atteindre un résultat notable.Mais voilà, une GED se met en place si, et seulement si, tout le monde s’implique et change totalement ses habitudes de travail. C’est techniquement réalisable, et économiquement rentable à moyen terme. Mais c’est
le concept qu’il me faudrait faire accepter, ce qui n’est pas une mince affaire.La logistique actuelle du tri du courrier deviendrait obsolète et la diffusion de documents serait informatisée suivant un schéma prédéfini. Bref, une véritable révolution ! J’hésite donc à me lancer… La problématique
étant psychologique, j’ai plutôt décidé d’avancer pas à pas.Dans quelques semaines, les demandes d’absences seront intégrées à notre outil de workflow, ce qui simplifiera le circuit actuel et économisera du papier. Puis, les documents diffusés ‘ pour info ‘
seront dématérialisés sous forme de pages HTML. Ce n’est qu’après que je déciderai, ou non, de généraliser ce procédé aux autres types de documents.Certaines révolutions nécessitent d’être menées en douceur, sinon on risque d’y perdre la tête !* MM. Red, Green, Yellow, Blue et Purple sont cadres dans des services informatiques. Chaque mercredi, à tour de rôle, ils vous font partager le fruit de leur expérience.Prochaine chronique mercredi 20 avril
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