“Dans une PME, une méthodologie de mise en place de progiciel ne va pas de soi”, rappelle Jacques Nicolas, directeur administratif et financier des Ateliers et Matériaux de la Nive. Ce fabricant de matériaux de construction a pourtant sauté le pas.En 1999, il met les utilisateurs au travail pour préparer l’automatisation de la gestion des ventes et des stocks avec le progiciel de gestion intégré (PGI) Cimsup, de l’éditeur de même nom. L’année suivante, cette application prend en charge les achats. Et, au début de 2002, elle gérera la production. Le nombre total d’utilisateurs atteindra alors une trentaine.L’implication progressive des services concernés par le progiciel découle du choix, par l’industriel, de l’éditeur et de sa méthodologie de mise en place. Le schéma directeur mené en 1998 constitue le préambule de cette mutation culturelle et technique. Il conclut à la nécessité de remplacer un système spécifique, trop sommaire et ne passant pas l’an 2000, par un PGI pour entreprises moyennes. Au début de 1999, SAP, Baan et leurs homologues ne figurent donc pas dans la liste des trente éditeurs envisagés. De plus, n’ayant pas une expérience informatique suffisante, la Nive veut une solution clés en main.
Paramétrer le logiciel mobilise les utilisateurs
Parmi les quatre finalistes, Cimsup se détache, car il est seul à proposer une démarche de projet structurant l’installation de son produit. En octobre 1999, la gestion des ventes et des stocks fonctionne après quatre mois de travaux associant au fournisseur quatre à cinq représentants des utilisateurs. Le paramétrage du logiciel leur demande un effort important : “Il est difficile de faire exprimer les règles de gestion dans une entreprise de taille moyenne”, explique Jacques Nicolas. L’analyse préalable occupe le mois de juin, et les spécifications détaillées ainsi que le réglage du logiciel le mois suivant. En août et septembre, les données sur les articles, les clients et les tarifs sont introduites manuellement dans la base de données et vérifiées.Des soucis marquent les quinze premiers jours d’exploitation : une usine entre dans le système avec retard, les éditions ont des ratés, et les RIB des clients se mélangent. Mais le fournisseur intervient rapidement. Cette première étape sert à roder une organisation de projet. Ce qui facilite la suivante, consacrée à la gestion des achats. Elle s’avère simple à paramétrer, et deux mois suffisent à sa mise en place. En juillet 2000, elle est opérationnelle. La préparation de la gestion de production prend une tout autre ampleur en raison de la complexité des fonctions mises en jeu. Commencée en avril 2001, elle doit s’achever au premier trimestre 2002. Il faut adapter le logiciel pour gérer la fabrication du béton et traiter des ordres de fabrication multiproduit. Ce qui devrait profiter à sa version standard.
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