La mise en place d’un progiciel de gestion intégré (PGI) transforme le mode de travail de l’équipe informatique. Notamment lorsque celle-ci adopte SAP. Ce progiciel structurant est, en effet, particulièrement rigide. Première difficulté à laquelle l’équipe informatique se confronte lors de l’installation : établir le cahier des charges fonctionnel. Commencer par mettre en conformité les besoins de l’entreprise et le progiciel est indispensable avant d’assurer la formation de l’équipe informatique. Evidence qui, selon les experts, n’est pas respectée dans 70 % des cas.
Acquérir et véhiculer les compétences
Lorsque la Camif, entreprise de vente à distance, a mis en place, le progiciel SAP en janvier 2001, pour quatre cents utilisateurs, l’équipe de projet, composée d’informaticiens et d’utilisateurs, avait déjà effectué une semaine de formation chez l’éditeur un an plus tôt. Elle était alors assistée d’une société de conseil, dont l’objectif est d’aider les informaticiens à analyser le paramétrage et les interfaces. Ainsi ont-ils acquis et véhiculé, de façon progressive et transversale, les compétences nécessaires à la mise en place du progiciel. Ils ont aussi élaboré une documentation pour SAP, comprenant les procédures opérationnelles et informatiques. Celle-ci a été ensuite validée par un comité technique, qui réunissait les responsables d’exploitation et systèmes, ainsi que l’analyste systèmes. Puis quatre équipes se sont montées, chacune dédiée à l’un des quatre modules : achat, vente, entrepôt, reporting. Des synthèses intergroupes ont enfin été effectuées pour permettre aux informaticiens de réaliser des paramétrages fonctionnels en adéquation avec les besoins de l’entreprise, puis de quantifier et de cerner leur impact sur chaque choix. C’est l’ensemble de ces activités qui a contribué à la formation des informaticiens.
De six mois à deux ans pour se former
D’après l’expérience d’un grand groupe chimique qui désire garder l’anonymat, le secteur industriel offre une autre approche. Dans la mesure où l’entreprise n’utilise pratiquement pas de système d’échange de données informatiques, l’équipe se doit d’élaborer et de standardiser des gammes opérateurs, qui comportent entre cent cinquante mille et trois cent mille produits. Elle reprend également les antériorités, sachant que les cycles produits sont beaucoup plus longs que dans la distribution. Ainsi, la mise en place d’un progiciel de gestion intégré – en l’occurrence, SAP – contraint les informaticiens à modifier radicalement leur méthode de travail. Leur formation se déroule tout au long de l’installation du progiciel, qui peut durer de six mois à deux ans, selon le nombre de sites, la diversité et la spécificité des métiers de l’entreprise abordée. D’où une véritable synergie entre le temps consacré à l’installation d’un progiciel et celui consenti à la formation de l’équipe informatique.
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