Comment gérer efficacement et à moindre coût plusieurs dizaines d’ordinateurs portables, mobiles par définition, et, de surcroît, fragiles ? L’association interprofessionnelle AINF, spécialisée dans le conseil et le contrôle technique des entreprises (590 personnes), entrevoit un premier élément de réponse. Après avoir équipé ses inspecteurs itinérants de 95 portables Toshiba – achetés auprès du revendeur Ares – l’AINF songe sérieusement à se tourner vers la location évolutive. “C’est une solution beaucoup moins contraignante, qui permet, en plus, d’économiser la taxe professionnelle due sur le matériel qui est propriété de l’entreprise”, explique Anthony Seifert, responsable de production à l’AINF. “La location entra”ne tout de même un surcoût d’environ 30 % par rapport à l’achat”, signale Dominique-Jacques Boudard, directeur général d’Ales Groupe, fabricant de parfums et de produits cosmétiques et capillaires. Ce groupe parisien de plus de 570 personnes a souscrit, il y a deux ans, un contrat de location évolutive auprès d’Arius (une filiale de BNP-Paribas), portant sur des ardoises PC et une vingtaine de bureaux mobiles, constitués d’un IBM portable et de divers périphériques. Le contrat prévoit des possibilités de rachat et d’évolution tous les six mois. “Nous avons ainsi déjà remplacé la moitié des batteries des postes, aspect qu’il ne faut pas oublier de prendre en compte dans la gestion d’une flotte mobile”, précise Dominique-Jacques Boudard.
Un logiciel de prise en main à distance pour régler les pannes
Si le financement du parc mobile d’Ales Groupe est assuré par Arius, sa gestion et sa maintenance ont été confiées à une société spécialisée, SBIG. “En cas de problème, les utilisateurs appellent la hot line de notre prestataire, reprend le directeur général du groupe. Si c’est une panne matérielle, celui-ci leur fait parvenir par coursier une machine de remplacement, où qu’ils se trouvent, même à l’hôtel. SBIG dispose d’un stock tampon représentant environ un dixième de notre parc”. À l’AINF, les demandes d’assistance des utilisateurs sont envoyées par intranet. Les incidents logiciels sont résolus grâce au logiciel de prise en main à distance LANDesk d’Intel, installé sur tous les portables. Quant aux pannes matérielles, elles sont signalées au prestataire de SAV de Toshiba. “Au moment de l’achat, nous avions pris une extension de garantie maximale, soit trois ans, pièces et main d’?”uvre, précise Anthony Seifert. Mais cette solution implique un retour en atelier et trois semaines de délai pour l’utilisateur, à qui nous prêtons un autre portable.” Pour faciliter ces échanges de matériels, de même que la gestion globale du parc, mieux vaut déployer une flotte homogène, tant en ce qui concerne le matériel que les configurations. Cependant, même avec une configuration équivalente, l’utilisateur ne dispose plus de ses données personnelles en cas de retour atelier.
Dade Behring France (La Défense, 220 personnes), qui commercialise du matériel d’analyse auprès de laboratoires, a trouvé la solution : “Nous demandons désormais aux forces de vente itinérantes de sauvegarder régulièrement leurs données sur disquettes, explique Gérard Dussaussois, responsable informatique de Dade Behring France. En cas de problème, Parsys [chargé de la gestion du parc locatif, Ndlr] leur envoie une autre machine, sur laquelle ils réinstallent leur base avant de retourner le portable défectueux”. Dade Behring France consacre environ 90 000 F ht (13 720 ?) par mois à la location de 90 portables, mais aussi de deux serveurs et de quelques PC de bureau. Concernés au premier chef, les utilisateurs doivent donc être sensibilisés à la fragilité de ce type de matériel. L’AINF accompagne d’ailleurs les portables confiés à ses inspecteurs d’une note d’information préventive leur recommandant de prendre soin de la machine, de faire attention aux risques de vol, de n’installer aucun logiciel non validé en interne, etc.
Les dégâts les plus fréquents concernent l’écran des ordinateurs, particulièrement fragile. L’AINF envisage, pour cette raison, de passer à des portables industriels, mieux protégés, étanches, plus solides… et plus chers. Faire appel à un prestataire permet d’obtenir facilement des rapports précis non seulement sur les dommages les plus courants et les sollicitations de la hot line, mais aussi de gérer l’évolutivité du parc. “Parsys nous fournit à la demande des graphiques d’évolution des portables que nous louons”, souligne Gérard Dussaussois de Dade Behring.
Faire évoluer des postes disséminés dans toute la France
Le prestataire d’Ales Groupe s’appuie sur ses historiques mensuels pour conseiller l’entreprise sur les besoins d’évolution des machines. À l’AINF, cet aspect est assuré par le service informatique : “Grâce à un outil de gestion de parc développé en interne, nous établissons un état de la flotte une fois par an, explique Anthony Seifert. Les mises à jour logicielles sur l’ensemble des postes sont effectuées par télétransmission automatique avec LANDesk. Sinon, nous aurions bien du mal à regrouper près d’une centaine de portables, dispersés partout en France !”Le responsable informatique de Dade Behring France a décidé d’employer la ruse pour attraper les portables au vol : “Nous profitons, par exemple, d’un séminaire à l’étranger pour changer les machines ou installer des applications en nombre…”.
Dernier conseil concernant les déplacements à l’étranger avec des portables loués : au passage à la douane, les itinérants doivent avoir en main le certificat de location du matériel, mentionnant le nom de la société propriétaire.
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