La gestion du temps difficile à paramétrer

Le passage aux 35 heures pousse les entreprises à s’équiper de logiciels de gestion de planning. Ils s’interfacent aujourd’hui avec les autres logiciels de gestion (comptabilité, paye, etc. ) et offrent de nombreuses fonctions. Le paramétrage de ces outils est intimement lié au mode d’organisation et de gestion du personnel de l’entreprise.“Outre la législation et la convention en vigueur, la multiplicité des critères à prendre en compte au niveau des flux d’activité et des contraintes personnelles complique la programmation “, souligne Éric Miller, chef de projet informatique chez Otis France.“Toute la difficulté consiste à trier et à organiser l’information – fichier du personnel, contrats, absences en cours et à venir, jours fériés, etc. -, comme à identifier les besoins de l’entreprise”, complète pour sa part Nelly Magin, chef de caisses de l’HyperCosmos (groupe Leclerc) de Saint-Médard-en-Jalles (Gironde). Il s’agit en effet d’injecter dans la base du logiciel toutes les données qui permettent de générer, a priori, des emplois du temps individuels et collectifs optimisés.

L’interfaçage avec les PGI impose des développements

Des modules d’extraction de données, disponibles pour la majorité des progiciels de gestion intégrés du marché, évitent la ressaisie de ces données. Le plus souvent, les éditeurs s’attellent au paramétrage pour leur client : “L’organisation et le tri des informations ont pris une vingtaine de jours et le paramétrage, une dizaine”, estime Éric Miller, qui a déployé Gestor, l’outil de GFI Informatique, pour gérer le planning de 5 000 salariés.Facture de la prestation ? 150 000 F (22 900 €) pour l’installation, le paramétrage et la formation. Selon l’éditeur, le coût d’acquisition de cette version multiposte, capable de gérer jusqu’à 7 000 salariés, avoisine 250 000 F ht (61 000 €).Les logiciels de planification offrent aujourd’hui de nombreuses fonctions pour calculer l’annualisation en heures ou encore pour gérer un compte épargne temps. “Notre progiciel, Planexa de Holy-Dis, récupère les informations de notre système de caisses. Nous avons ainsi une idée précise de la productivité et une approche assez fiable des coûts salariaux, estimés à la semaine ou au mois “, ajoute Nelly Magin. Certaines contraintes, cependant, appellent encore des développements spécifiques.Éric Miller énumère : “GFI Informatique a créé une interface pour la saisie des feuilles de main-d’?”uvre des techniciens de maintenance, et des outils de contrôle dynamique pour réduire le risque d’erreurs de saisie. Un outil permettant d’éditer les fiches individuelles accompagnant les bulletins de paie est aussi en cours de développement.” Cette dernière fonction répond à l’obligation légale qui veut que les salariés soient informés sur l’état des compteurs liés à leur temps de travail : solde de congés, nombre de jours de repos compensateur acquis, compte épargne temps, etc. Enfin, l’interfaçage avec les PGI réclame encore des prestations d’ingénierie.
“Au total ces coûts s’élèvent à 300 000 F [9 684 €] dans le cas d’Otis France”, explique Thierry Vouillet, commercial de GFI Gestion du temps, et d’avouer que “certains projets atteignent plus d’un million de francs”. Nelly Magin songe également à faire de Planexa un véritable outil de productivité : “Nous prévoyons de l’interfacer avec notre logiciel de pointage Horo Quartz et avec notre logiciel de paie [une application propriétaire, Ndlr]. “

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