La gestion de contenu s’adapte aux PME

Choisir un logiciel pour structurer, actualiser et diffuser son contenu n’est pas évident pour une PME. Les solutions de GED (gestion électronique de documents) et de publication en ligne abondent, mais peu d’entre elles sont abordables.“En 1998, aucune offre ne correspondait à nos attentes. Nous avions le choix entre des outils de GED et de numérisation, dont les coûts variaient entre 500 000 et un million de francs, ou des scanners à plat, conçus pour les particuliers et les TPE “, raconte François Didier, PDG de Mécaplus.Ce spécialiste de l’usinage de précision de pièces mécaniques a fait appel à son intégrateur informatique, Inti, qui a développé un logiciel clés en main orienté métier, Digidoc.Opérationnel depuis fin 1999, ce système numérise et indexe les bons de commande reçus par fax et les plans Autocad. L’objectif est de ma”triser les coûts, mais aussi d’éviter que la technique ne prenne le pas sur le projet initial : accélérer la gestion de production.“Pour se concentrer sur son métier, il ne faut pas perdre de temps avec une plate-forme hétérogène “, résume pour sa part Pierre-Yves Lagarde, fondateur et PDG d’Arche Expertise. Soumis à une autre logique, celle de la publication en ligne, le cabinet de conseil en politique salariale opte pour InStranet de l’éditeur éponyme.Cette solution prête à l’emploi fournit un préparamétrage pour la classification multidimensionnelle des données. Mais, pour tirer profit de cette technologie Olap (On-Line Analytic Processing), un audit avec l’éditeur s’impose. “Il fallait identifier les dimensions de classement – communautés d’utilisateurs, types de contenu, domaines techniques, etc. – qui déterminent l’indexation et la recherche du contenu “, indique Pierre Yves Lagarde. Arche Expertise part de zéro et Sopra, partenaire de l’éditeur, déploie l’infrastructure en 15 jours pour environ 450 000 F ht (68 602 ?).Lorsqu’il s’agit, au contraire, d’intégrer ce type de plate-forme à l’existant, le processus reste complexe. Même si certaines solutions, comme InStranet, profitent de l’architecture Java Application Server et de XML pour s’interfacer avec les applications de GRC (gestion de la relation client) et aux data warehouses, elles restent rares sur le marché. InStranet s’intègre, pour sa part, aux outils de Siebel et de PeopleSoft. La plate-forme fournit de plus la synchronisation LDAP.

L’installation et le paramétrage ne posent pas de problème

Quant à Digidoc, son installation n’a pris que deux jours, mais Mécaplus ne disposait pas de l’expertise pour l’effectuer. La PME a donc fourni à Inti le plan d’adressage IP du réseau pour le paramétrage.Digidoc combine les suites logicielles Panagon de FileNet et Acrobat d’Adobe à un connecteur, chargé d’établir le lien avec le matériel de numérisation de documents papier, ici le périphérique réseau multifonction Xerox Document Centre, qui fait office de copieur, d’imprimante, de fax et de scanner.Les prérequis technologiques sont aussi légers : il suffit d’un serveur monoprocesseur Pentium III 500 (256 Mo de RAM et 9 Go de stockage en miroir), Windows NT Server, Ex-change (ou Lotus Notes) et SQL Server (ou Oracle8i).Enfin, il est généralement souhaitable d’alimenter la base au fur et à mesure. “Puisque nous travaillons à la commande, nous numérisons les seuls documents utilisés de façon récurrente “, confie François Didier. La reprise de contenu requiert en effet d’évaluer la charge de travail nécessaire à l’alimentation de la base de données. Et l’espace de stockage supplémentaire requis.

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