Fini la simple manipulation de documents, vive l’ère de l’information totale et du multimédia ! Les applications d’origine de la GED (capture, indexation et stockage des documents papier vers un support magnétique) ont fait place à une gestion affinée de fichiers bureautique ou Internet.
Des niches très actives
Aujourd’hui, fichiers texte, son et image alimentent les outils traditionnels de la GED. Ce changement nécessite la mise en place de stratégies d’archivage, de gestion des versions, de modes de recherche, de diffusion, etc., et d’automatisation des procédures répétitives à travers un workflow. Les besoins en capture de contenu pour les applications de gestion des contrats, des achats, des dossiers clients… sont toujours plus importants.Selon IDC et Delphi Consulting Group, 80 % des informations de l’entreprise sont encore non structurées. Une situation qui préserve des marchés de niche, telle la LAD (lecture automatique de documents). Ce secteur est très actif, à voir les solutions proposées par ReadSoft, SER, Itesoft et SWT.Le premier présente la version 5 d’Invoices, qui extrait les données de factures sans modèles préalables. L’information peut alors être intégrée à l’ERP et archivée dans un système de GED. De son côté, SER s’appuie sur son moteur d’analyse ?” basé sur l’apprentissage par l’exemple ?” pour créer, avec SERDistiller, les catégories de documents au fur et à mesure de leur arrivée. Itesoft, fort de son expertise LAD ?” ses logiciels traitent tout type de document structuré, accélérant l’identification des caractères grâce à une phase d’apprentissage ?”, est passé à l’identification, l’indexation et la capture de tous les flux d’information, quel que soit le support, grâce à XDataFlow. Il s’agit d’une approche workflow de dossier client électronique améliorant la relation clients. Même démarche chez SWT avec ICR Suite Pro, qui s’appuie sur un workflow de production configurable.Autre marché de niche, le Cold (Computer output to laser disk) gère les documents issus des systèmes d’information et organise le stockage et l’archivage sur DON (disque optique numérique). Phénomène de fond, Internet est également pris en compte.
De la Geide au portail
Damaris propose ainsi Damaris Global Solution, qui gère les documents depuis l’archivage physique jusqu’au Cold, avec la possibilité de ne numériser que ceux nécessaires à la consultation. Cette solution constitue un portail documentaire e-business pour la mise à disposition des informations sur Internet. Même souci chez Creativ’System : sa technologie dans Archiv’Cold transforme les documents en format PDF en lieu et place d’un flux Tiff. Chez ZyLAB, ZyIMAGE comporte plusieurs modules : un de numérisation, un de création d’index, et un de recherche qui met en surbrillance les réponses à la recherche en texte intégral. Il traite de gros volumes d’information, et son module ZyCOLD convertit les fichiers d’impression en archives sur lesquelles peuvent s’effectuer des recherches. Pour Internet ou l’Intranet, ZyIMAGE Webserver convertit automatiquement l’information au format HTML, et les images Tiff en fichiers GIF.Alchemy Document Warehouse, d’IMR, génère, pour sa part, un profil pour chaque dossier ou fichier. Doté de fonctions pour Adobe Acrobat, Alchemy gère aussi bien les documents non structurés que ceux structurés en XML-XSL. Grâce à Internet, les applications vont évoluer vers la gestion des connaissances dont la diffusion dépassera l’entreprise, telle la solution Panagon, de Filenet, qui gère le contenu de sites Web tout en s’intégrant aux applications ERP ou GRC. Il en est de même avec SERWare de SER, qui s’appuie sur le moteur d’analyse SERBrainware pour capturer, stocker et faire circuler l’information. La plupart des logiciels s’affranchissent des formats pour alimenter des serveurs Internet, souvent autour de XML et XSL. Documentum 4i propose ainsi une plate-forme de déploiement de sites portails distribués (iTeam). Son intégration poussée aux applications de l’entreprise lui permet de référencer chaque document de façon unique pour être réutilisé par les applications métiers. C’est la technologie Verity de recherche en texte intégral et de diffusion d’information qui a été intégrée dans Documentum, comme elle a déjà été adoptée par Adobe, Xerox, BroadVision, etc.
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