Pouvoir lire, traiter, indexer et stocker automatiquement un très grand nombre de documents libère les entreprises de fastidieuses tâches répétitives de saisie et de traitement, qui entraînent leurs lots d’erreurs et de coûts. C’est l’objectif des outils de lecture automatique de documents (LAD). Ces produits présentent une particularité : chaque offre est un ensemble complet de modules ou d’applications, qui s’adapte au besoin spécifique de l’entreprise. D’où une mise en place à réaliser avec soin, et requérant, en général, une assistance extérieure. La chaîne de traitement regroupe, en standard, des opérations telles que la capture d’images par un scanner, l’identification d’informations pendant la capture, la détection de lignes de caractères à reconnaître ou la correction des erreurs, jusqu’au stockage du document. Un point central : ils intègrent un moteur de reconnaissance optique de caractères imprimés (OCR) ou de reconnaissance intelligente de caractères pour l’écriture manuelle (ICR).
Plus de 90 % des caractères sont reconnus
Parmi les fournisseurs, on trouve Readsoft, Almas Ingénierie, SWT, Sepsi et Itesoft. D’autres, comme A2IA, ne proposent que des moteurs de reconnaissance de caractères. Les solutions de lecture automatique de documents sont récemment arrivées à maturité. “Il y a trois ans, elles coûtaient cher et n’étaient pas encore au point, explique Pascal Ravaud, administrateur réseaux chez Ricoh France Services. Le taux de reconnaissance de caractères n’était que de 70 %, alors qu’il atteint de 95 à 98 % avec les solutions actuelles.” La société utilise depuis plus d’un an Eyes & Hands Forms, de Readsoft. “Ce produit a remplacé une dizaine de personnes et a permis de réaliser 50 % d’économie, poursuit Pascal Ravaud. Nous avons choisi ce fournisseur pour sa capacité à nous accompagner, car installer un outil de LAD ne suffit pas. Il est important de bénéficier de l’assistance du fournisseur pour réaliser le projet.”Ne pas en tenir compte entraîne des surprises. “L’éditeur avec lequel nous avons un contrat de maintenance n’a pas été suffisamment présent lors de notre passage de la phase de test à la production, souligne Frédérique Talbot, responsable du service opération au CRT. Nous avons traversé une quinzaine de jours de difficultés, dues au manque de formation.” Il retient, entre autres, une leçon de cette expérience : “Il convient de vérifier le logiciel qui pilote le scanner ; le nôtre ne permet pas d’insérer ou de supprimer un document d’un lot.” Certaines entreprises prennent le taureau par les cornes. “Nous avons choisi deux prestataires pour nous accompagner : le premier pour le développement et l’intégration, et l’autre pour assister la maîtrise d’ouvrage, explique Sébastien Bourderon, chef de projet à l’Opéra de Paris. Mais il faut également prendre la précaution d’établir un contrat de maintenance évolutive avec l’éditeur pour couvrir des besoins fonctionnels nouveaux.”
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