Lancé par la Délégation interministérielle à la réforme de l’Etat, l’extranet Vitamin a pour vocation de devenir l’espace de travail collaboratif au service des grands chantiers de l’Etat. “Nous voulions un outil simple, qui puisse être utilisé par des animateurs de groupes de travail sans connaissances informatiques particulières, revendique Michelle Baudot, chargée de mission sur l’utilisation des NTIC par l’Administration. L’appel d’offres a retenu MSI, car cette SSII a proposé une application avec laquelle l’administrateur peut seul, en quelques minutes, mettre un minisite web à la disposition d’un chef de projet. Ce dernier aura la possibilité, sans devoir faire appel au prestataire ou à un webmestre, de personnaliser son site, les espaces de publication, les listes de diffusion et les forums.”
Décloisonner les services
Pour alléger le travail d’administration, les utilisateurs individuels ou collectifs sont tous identifiés par un login et un mot de passe. L’extranet interministériel, ouvert en décembre 2000, compte aujourd’hui seize groupes de travail.Vitamin induit plusieurs types de décloisonnement. Il propose des espaces d’échange et de dialogue entre les différentes entités des administrations centrales et territoriales pour confronter leurs expériences. En parallèle, il apporte aux structures délocalisées le soutien et l’assistance des services du ministère, conformément aux souhaits de Michel Sapin. L’extranet permet aussi d’expérimenter d’autres modes de travail. Ainsi, le groupe chargé de l’utilisation des NTIC dans l’Administration a décidé de travailler sans support papier, en stockant toutes les informations nécessaires sur le site. “En plus de permettre un gain de temps, cela ouvre à une meilleure qualité des échanges, souligne Michelle Baudot. Désormais, chacun trouve associés tous les documents, comptes rendus, historique et mise à jour qui composent un sujet.”Enquêtes ou appels à projets, Vitamin sert aussi à remonter les informations via une base de données partagée. L’outil mobilise l’intérêt des fonctionnaires, leur réflexe extranet se muscle et modifie leur façon de travailler. “De nombreux sujets intéressent des agents à qui nous n’avions pas donné de mots de passe, note Michelle Baudot. Nous nous dirigeons progressivement d’une culture hiérarchique vers une culture en réseau.”
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