Depuis mars 2001, le département Recherche et Développement de la Cogema porte sa documentation sur les intranets maison. Il utilise pour cela le moteur de recherche en texte intégral, Spirit V2.1, de Technologies-GID. L’idée ? Permettre d’effectuer des recherches en langage naturel, en français et en anglais. Par défaut, une option de reformulation étend la recherche à des termes voisins de ceux utilisés dans la requête. “Cette possibilité a été déterminante dans le choix du logiciel, explique Cyrille de Turenne, responsable du projet Spirit au sein de la direction R&D de la Cogema. Le pire pour nous est de laisser passer un utilisateur à côté d’un document qui répond à ses besoins.”
L’accès aux trois bases est ouvert de façon restreinte
Trois types de bases de données sont d’ores et déjà en ligne. La première regroupe les documents émanant des sous-traitants du service de R&D. La deuxième, “retour d’expert”, tend à valoriser les savoir-faire du groupe en rassemblant les retours d’expérience de ses ingénieurs. La troisième, enfin, la plus importante en volume, est dédiée à la veille technologique et regroupe des documents venant de l’extérieur. L’accès à ces trois bases est ouvert de façon restreinte à l’ensemble du personnel du groupe. L’accès complet est réservé, pour sa part, à quelques dizaines de collaborateurs seulement. Ces derniers y accèdent après enregistrement, et sur mot de passe. Depuis un an, la Cogema a ainsi rendu accessibles sur son intranet deux cent mille documents électroniques. “Créer une telle base de données nécessite un énorme travail de numérisation des documents papier qui représente près des deux tiers du coût du projet”, précise Cyrille de Turenne. Au sein du département R&D, trois personnes sont dédiées, en effet, à cette tâche.
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