Après l’e-mail, Kotio applique son système de signature électronique hébergé au web. L’objectif est de donner une valeur de preuve légale à une transaction ou à toute opération réalisée par le biais d’un formulaire HTML, que ce soit sur Internet ou sur un intranet. L’infrastructure à clé publique utilisée (RSA-Keon) est hébergée par Kotio. Des scripts sont préalablement insérés dans les formulaires concernés (commandes, notes de frais, etc.) sur le serveur de l’entreprise. Présentés sous forme de bouton ” Signer “, ils permettront de rediriger la page vers les serveurs de Kotio. Chaque signataire doit, posséder un certificat – fourni ou non par Kotio, qui est aussi autorité de certification – pouvant être stocké sur son PC, sur une clé USB pour les nomades, voire sur une carte à puce. L’application cliente, un composant ActiveX, est téléchargée automatiquement sur tous les postes.
Un historique consultable en ligne
Dès que le bouton est activé, la page et les données d’identification sont transmises à Kotio par HTTPS. Une fois le certificat validé et les droits de l’utilisateur vérifiés, le formulaire est horodaté et signé après saisie d’un code secret. La plate-forme renvoie alors au signataire un accusé de dépôt et retourne au serveur de l’entreprise un fichier XML contenant les caractéristiques du dépôt et tout ou partie du formulaire. Dans l’entreprise, un administrateur enregistre et gère les comptes utilisateurs, et peut accéder à tous les historiques en ligne.S’il est souple, le service n’en reste pas moins cher (5 000 e ht pour la préparation d’un formulaire). Kotio va bientôt lancer un autre service, Kotio Common Box, qui proposera des espaces de travail de groupe, grâce auxquels les collaborateurs pourront suivre des circuits d’approbation de documents, bien entendu signés.
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