Vous souhaitez utiliser une base de données Access pour un publipostage avec OpenOffice.org Writer, par exemple. Mais cela ne fonctionne pas, car le logiciel Access n’est pas installé sur votre ordinateur, et les deux logiciels ne sont pas compatibles. Voici comment rendre possible l’utilisation et la modification de cette base avec OpenOffice.org Base. Pour notre exemple, nous allons utiliser une base de données Access nommée Association.mdb, stockée dans le dossier Mes documents
Patricia Frein (Carm2i)
Étape 1 : rendez la base accessible
1 A l’ouverture d’OpenOffice.org Base, l’assistant vous demande si vous voulez créer une nouvelle base ou sélectionner une base existante. Ici, cochez la case Se connecter à une base de données existante :Puis cliquez dans la zone en dessous de cette case :Dans la liste déroulante, cliquez sur ADO :Cliquez sur le bouton Suivant.2 Cliquez sur le bouton Parcourir puis, dans l’onglet Fournisseur, cliquez sur l’option Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider :Cliquez sur le bouton Suivant.Remarque : Microsoft Jet 4.0 est un moteur de bases de données intégré à Windows. Si ce composant n’apparaît pas, mettez à jour votre système avec Windows Update.3 Dans la partie 1. Sélectionnez ou tapez un nom de base de données, cliquez sur Parcourir :Puis recherchez la base de données dans le dossier Mes documents et cliquez sur son nom, ici sur Association.mdb (mdb est le format de fichier d’Access) :Cliquez sur les boutons Ouvrir, OK et Suivant.4 Dans cette étape, l’authentification de l’utilisateur, n’est pas obligatoire. Cliquez sur le bouton Suivant.5 Indiquez au logiciel que vous souhaitez sauvegarder la base au format d’OpenOffice.org et ouvrir la base de données. Pour cela, cochez les cases Oui, je souhaite que l’assistant enregistre la base de données et Ouvrir la base de données pour édition. Cliquez sur Terminer.6 Recherchez le dossier où sauvegarder le fichier, ici dans Mes documents, puis, dans la zone Nom du fichier, donnez-lui un nom, ici Association (le format du fichier sera .odb). Cliquez sur Enregistrer. Les données de la base Access sont transférées dans le fichier d’OpenOffice.org Base qui s’ouvre.Remarque : dans le module Tables, vous obtenez les tables avec leurs données, ainsi que les requêtes d’Access (voir l’illustration ci-dessus). Mais les formulaires, les états, les macros, etc., créés ne seront pas repris. Fermez OpenOffice.org Base.
Étape 2 : utilisez la base pour un publipostage
1 Vous souhaitez utiliser les données de la base pour un publipostage. Pour cela, ouvrez OpenOffice.org Writer, puis choisissez, dans le menu Affichage, l’option Sources de données. Le navigateur de base s’affiche au-dessus du document.2 Vous retrouvez le nom de votre base avec ses tables et ses requêtes :Cliquez sur le nom de la table à utiliser.3 Dans la partie droite apparaît le contenu de la table. Placez le pointeur sur le titre d’une colonne, ici N° Adhérent :Le nom de la colonne apparaît dans le document :Ajoutez ainsi les informations souhaitées.4 Indiquez au logiciel que le fichier est un publipostage, en choisissant, dans le menu Outils, l’option Assistant Mailing. Puis répondez aux questions de l’assistant pour créer le publipostage ( voir Micro Hebdo n° 541, pages 38 et 39)
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