Un grand tableau n’est pas toujours facile à lire. Vous y parviendrez plus facilement en regroupant des lignes ? ou des colonnes ? par chapitres, autrement dit en mode plan. Libre à vous, ensuite, de “ plier ” ou “ déplier ” à volonté des extraits de la feuille de calcul pour ne faire apparaître que les têtes de chapitres ou, au contraire, l’ensemble des lignes de détail.
01 – Sélectionnez les lignes identiques…
Dans notre exemple, les recettes budgétaires de chaque mois sont inscrites dans les lignes 2 à 4 et leur total dans la ligne 5. Nous allons donc regrouper ces lignes. Sélectionnez les lignes 2 à 4. Rappelons que pour sélectionner plusieurs lignes, il faut cliquer sur le numéro de la première ligne, à l’extrémité gauche de l’écran, puis maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé et faire glisser le pointeur de la souris jusqu’au dernier numéro de ligne.
02 – … puis groupez-les
Activez le menu Données et cliquez sur le bouton Grouper (attention, sur le bouton et non sur la flèche placée en dessous). Vous constatez quelques changements : une ligne apparaît à gauche des lignes 2 à 4. De plus, vous pouvez voir un signe ? à gauche de la ligne 5. Enfin, deux petits boutons, 1 et 2, s’affichent au-dessus des numéros de lignes. De la même façon, sélectionnez les lignes 6 à 8 et cliquez sur Grouper.
03 – Regroupez les colonnes
Dans le même ordre d’idées, nous allons regrouper les chiffres mensuels par trimestres. Pour cela, sélectionnez les colonnes B à D (les mois du premier trimestre), puis, toujours dans le ruban Données, cliquez sur Grouper. Cette fois, fois, deux petits symboles 1 et 2 apparaissent à la gauche des lettres de colonnes. Faites de même pour les colonnes F à H, les mois du deuxième trimestre.
04 – Pliez ou dépliez la feuille
Ça y est : le plus gros du travail est fait. Vous pouvez maintenant choisir d’afficher les détails de votre budget, ou simplement les totaux. Dans la zone placée au-dessus des numéros de lignes, cliquez sur le petit bouton 1 : seuls les totaux des recettes et ceux des dépenses sont visibles. Cliquez maintenant sur le bouton 2 : vous voyez de nouveau les détails. Le principe est le même pour les colonnes. Pour “ plier ” ou “ déplier ” individuellement un groupe de lignes (ou de colonnes), cliquez sur le petit + placé à la gauche de la ligne ou au-dessus de la colonne. Cliquez sur ce bouton (qui est devenu un ?) pour masquer de nouveau les détails.
05 – Ajoutez un niveau
Nous allons maintenant créer un niveau hiérarchique supplémentaire. Dans la zone placée au-dessus des numéros de lignes, cliquez sur le bouton 2 : toutes les lignes de détail sont visibles. Sélectionnez les lignes 2 à 9 puis cliquez sur Grouper. Vous avez maintenant trois boutons visibles dans la zone au-dessus des numéros de lignes. Dès lors, vous pouvez afficher toutes les lignes (bouton 3), les totaux de recettes et de dépenses (bouton 2) ou la seule ligne de bilan (bouton 1). Vous pouvez, de cette façon, créer jusqu’à neuf niveaux hiérarchiques.
06 – Appliquez un plan automatique
Parfois, Excel peut se charger automatiquement du regroupement des lignes et des colonnes. C’est notamment le cas quand des lignes ou des colonnes de totaux sont incorporées dans votre tableau. Excel considère alors que toutes les lignes (ou colonnes) prises en compte dans ces totaux doivent être regroupées. Pour le vérifier, cliquez cette fois sur la petite flèche placée sous le bouton Grouper et choisissez Plan automatique. Si le résultat ne vous convient pas, supprimez le regroupement (voir ci-dessous).
Supprimez les regroupements
Pour éliminer tous les regroupements de lignes et de colonnes, cliquez sur la flèche placée sous le bouton Dissocier et choisissez l’option Effacer le plan.
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