Les entreprises considéraient, il y a encore peu de temps, la mobilité comme un phénomène ” périphérique ” par rapport aux infrastructures fixes de leur système d’information. Mais l’épiphénomène est aujourd’hui devenu un réel problème. Ordinateurs portables, PC de poche et organiseurs ne peuvent plus se contenter d’être ainsi ” gérés à la marge “. L’administration du parc informatique doit s’ouvrir aux besoins spécifiques de ces équipements mobiles, de plus en plus nombreux. Ces flottes, parmi lesquelles il faudra classer demain le Smart phone – point de convergence de l’informatique et de la téléphonie mobiles -, requièrent un traitement spécifique. Pourtant, les grandes entreprises doivent, à l’heure actuelle, se contenter des outils de gestion de parcs disponibles, et toutes les fonctionnalités nécessaires à la prise en compte de cette informatique mobile ne sont pas encore au rendez-vous. Les PME restent, elles, de ferventes adeptes… du tableur ! Les investissements en matériels informatiques mobiles (hors téléphonie) ne font donc pas encore l’objet d’une gestion rigoureuse. De précieuses ressources sont ainsi gaspillées, et l’efficacité générale de l’entreprise se trouve diminuée d’autant.
Les outils d’administration s’ouvrent aux PDA
Qu’ils fonctionnent sous systèmes d’exploitation Palm OS, de Palm ; Pocket PC, de Microsoft ; ou Epoc, de Psion, les assistants personnels numériques (ou PDA, Personal digital assistants) sont une des premières causes de difficultés, en termes de gestion de parcs, pour les directions informatiques. Ils accèdent, le plus souvent, au système d’information de l’entreprise en véritables ” parasites “, d’où le besoin de mieux structurer cette flotte informatique. L’objectif est, bien entendu, d’éviter les dérapages que l’on a connus lors de l’essor de la micro-informatique de bureau dans les années 80 !Ces terminaux doivent faire l’objet d’une synchronisation avec des applications qui changent d’un utilisateur à l’autre, même si tous ont besoin des fonctions de base comme l’agenda ou le répertoire. Une administration centralisée des PDA peut donc juguler des déperditions d’énergie. Le GartnerGroup estime leur coût de possession à six fois leur prix d’achat, ce qui donne une petite idée du temps passé par les utilisateurs à mettre à jour de nouvelles versions du système d’exploitation ou à synchroniser des documents lourds.Adaptées aux formats de fichiers spécifiques à ces technologies, les solutions d’administration des PDA reprennent les principales fonctions des outils de gestion de parcs de PC : inventaire, télédistribution de logiciels, synchronisation (parfois avec des serveurs de type Exchange, de Microsoft, ou Notes, de Lotus) et contrôle de configuration du système.Ces différentes fonctionnalités sont incluses dans Afaria Server, de XcelleNet ; MA2000, de Mobile Automation ; ScoutSync et ScoutIT, d’Aether ; Smart Handheld, de Tivoli ; Unicenter, de Computer Associates ; ou encore, dans XTNDConnect, d’Extended Systems. Le module de Tivoli propose, en outre, la remontée d’événements pour une administration adaptée à des PDA utilisés dans des applications stratégiques, et notamment le CRM. Ces outils déchargent les directions informatiques de la nécessité de développer des outils maison.Tel a été le choix du groupe Auchan. La société a ainsi mis en place, récemment, une application de gestion de parcs qui prend pleinement en compte le phénomène ” mobiles “. Et pour cause : 10 % du parc informatique du groupe est constitué d’ordinateurs portables affectés, selon les services, aux populations nomades de l’entreprise (équipes de direction et commerciaux, pour l’essentiel). Soit un total de mille portables pour un parc de PC qui en compte dix mille en France.
AssetCenter, de l’achat groupé à la refacturation
“Le phénomène “mobiles” n’en est qu’à ses prémices chez nous”, insiste Tony Wiart, responsable des infrastructures du groupe Auchan. Tous les commerciaux réclament des ordinateurs portables et ne rêvent qu’à accéder à distance à toutes les bases de données de l’entreprise.Les premiers spécimens de Palm ont également fait leur apparition chez Auchan. Une dizaine de ces PDA sont déjà utilisés, essentiellement pour des fonctions d’agenda. Il a donc fallu trouver un outil d’administration qui puisse prendre en compte la dispersion géographique de l’entreprise – dont les équipements sont répartis sur plus de cent cinquante sites – ainsi que les importants besoins d’Auchan en matière de refacturation interne. Le groupe s’est donc mis à la recherche d’une solution capable de mettre en ?”uvre la gestion des achats, avant de faire de la gestion de biens. Autant de critères qui ont conduit Auchan à choisir AssetCenter, de Peregrine Systems. “Cette application nous permet de faire facilement des achats en lots et d’effectuer ensuite les refacturations nécessaires”, précise Tony Wiart.AssetCenter gère actuellement les configurations et les affectations de tous les PC, fixes ou mobiles. Un bon départ, certes, mais Auchan ne compte pas en rester là. Le groupe souhaite mettre en place une gestion analytique plus fine, qui permette de connaître, par exemple, les coûts de maintenance par bien ou par site.Dans sa version actuelle, l’outil permet également de suivre les licences logicielles et, ainsi, d’optimiser les achats de licences. Chaque PC portable est équipé d’OfficePro, de WinProject et Acrobat, ainsi que d’un accès distant sécurisé fourni par France Télécom. Grâce à ce lien sécurisé, les populations nomades autorisées ont accès à l’Intranet d’Auchan ainsi qu’au service de messagerie électronique. Cette solution a été préférée à celles qui fonctionnent sur la base du rappel automatique de l’appelant.La mise en place d’AssetCenter s’est faite en une année, avec l’aide d’un consultant de Peregrine Systems. “Il a fallu, tout d’abord, comprendre le fonctionnement précis de l’outil, et son adéquation par rapport aux besoins du groupe”, explique Tony Wiart. AssetCenter a été mis en production en septembre 1999. À ce jour, la moitié des PC ont été inventoriés, soit environ cinq mille postes de bureau et quatre cents portables. L’intégralité du parc informatique sera intégrée dans la base de données d’ici à l’été prochain. Le groupe Auchan se préoccupe également de mettre en ?”uvre un processus automatisé de refacturation des consommables, qui sera pris en compte dans la prochaine version (3.5) d’AssetCenter.
Le classique Excel peut encore rendre des services
La gestion du câblage sur schéma sera également intégrée. Des développements plus spécifiques à la refacturation sont également à l’étude et devraient être disponibles dans la version 4.0. Dans l’immédiat, Auchan prévoit d’intégrer AssetCenter à l’architecture d’administration des systèmes et du help desk. Bien sûr, ce niveau de fonctionnalité intéresse surtout les grandes structures. Pour les entreprises de moindre envergure, le recours au tableur Excel reste de mise, et suffit, d’ailleurs, amplement dans bien des cas.Ainsi en est-il chez Neartek, fabricant de solutions de sauvegarde centralisée sur bandes magnétiques. Les trois quarts des cent employés de la filiale française sont équipés d’un ordinateur portable, d’un mobile GSM, et d’une voiture d’entreprise. “L’ensemble est géré sous Excel par les services généraux de l’entreprise”, souligne Philippe Meyer, directeur des ventes directes du constructeur. Chaque portable est équipé du logiciel ISO et de l’application BackOffice, de Microsoft.Les commerciaux de cette PME en très forte expansion – environ 100 millions de francs de chiffre d’affaires en 2000 – gagnent ainsi en productivité, multipliant le nombre de rendez-vous sur le terrain grâce à un investissement qui dépasse les 30 000 F par poste mobile, hors frais de communication téléphonique, gérés par ailleurs. Si la gestion de parcs de micro-ordinateurs portables peut s’appuyer sur les outils existants, comme le montrent les exemples d’Auchan ou de Neartek, il en va tout autrement quand il faut prendre en compte, en plus, des organiseurs. Conçus à l’origine pour le grand public, ces mobiles de poche échappent à toute norme, tant au niveau matériel qu’au niveau logiciel. Bien moins fragiles qu’on ne le pense, ils posent, en revanche, d’énormes problèmes d’intégration dans le système d’information des entreprises, bien qu’il soit, théoriquement, possible de les synchroniser avec des PC. Or, dans la réalité, on constate que, pour synchroniser des documents de taille importante entre un PDA et un PC, il faut du temps, cette opération se faisant à une vitesse comprise entre 2 et 16 Ko/s.
Une nouvelle architecture s’impose pour les PDA
Les difficultés d’intégration au système d’information se posent alors, à la fois en termes de sécurité, de standards et de maintenance. Lucien Moncan et Frédéric Lavigne, consultants chargés des nouvelles technologies chez Antall, ont participé à un groupe de réflexion sur le sujet, à la Banque de France. “Il faut, précisent-ils, définir une architecture PDA pour l’entreprise. Il est, en outre, indispensable de réaliser un prototype pour approfondir les questions techniques d’intégration à l’environnement, qu’il s’agisse de passerelles de messagerie ou de sécurité, et de vérifier ensuite l’adéquation des solutions proposées avec les besoins fonctionnels définis par les profils d’utilisateurs de PDA.”Tous deux déplorent également l’absence d’outils d’administration et d’exploitation vraiment matures, même si les éditeurs déploient de réels efforts pour combler cette lacune. Ainsi Tivoli et Computer Associates ont-ils développé des extensions à leurs frameworks d’administration. D’autres outils spécifiques, signés Aether Systems, Extended Systems, Mobile Automation, ou XcelleNet, apparaissent également sur le marché.La question des virus informatiques, contre lesquels les logiciels d’antiviraux et de chiffrement trop récents ne sont pas jugés assez efficaces, se pose également, de même que celle – clé – de la compatibilité avec les logiciels et documents aux formats d’Office, de Microsoft. Gérer un parc de PDA nécessite soit de former les équipes d’assistance interne à ces produits en évolution constante, soit de confier cette mission à un prestataire extérieur, qui peut alors prendre en charge l’ensemble des données de gestion du parc, y compris le nom de l’utilisateur, la configuration du contenu de l’organiseur, la date de sa mise à jour, l’historique d’activité, etc. Dans ce contexte, on ne sera pas étonné des chiffres avancés par le GartnerGroup : le cabinet américain estime, en effet, le coût de possession annuel d’un PDA aux alentours de 2 700 dollars par an.
Des éditeurs, prestataires à valeur ajoutée
Ce surcoût n’a pas dissuadé Distriborg, spécialisé dans la distribution de produits biologiques, de sauter le pas, et d’équiper ses forces de vente de PDA. Cette décision a été prise afin de répondre à la nécessité de réagir rapidement dans le domaine des ventes de produits frais auprès des grandes surfaces. Les quatre-vingts commerciaux de Distriborg doivent, en effet, vérifier en permanence l’approvisionnement des linéaires des grandes surfaces en produits des marques commercialisées par le groupe. Chacun d’entre eux est équipé d’un PC de poche de type tablette électronique, équipé d’un stylet et d’un mobile GSM doté d’un modem infrarouge. Le suivi des produits, de leurs emplacements et de leurs prix se fait en temps réel dans les magasins visités. La mise à jour de la base centrale s’opère alors via une connexion GSM, effectuée pendant que le commercial rejoint en voiture sa prochaine destination. Afin de gérer ce parc mobile, Distriborg a choisi de faire appel à l’éditeur Solo, qui fournit le logiciel applicatif du PC de poche et assure, en outre, une assistance technique. Ainsi, en cas de perte ou de vol, un nouvel équipement mobile, avec une version actualisée du logiciel, est envoyé dans les vingt-quatre heures. “Le groupe a gagné en réactivité tout en permettant aux commerciaux de tirer parti des temps morts. Ils n’ont plus à emporter de travail chez eux le soir !”, assure Frank Quinat, son directeur commercial.
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