Gérer plus efficacement ses messageries

Plus de trois millions : c’est le nombre de mails envoyés dans le monde chaque seconde ! Même si ? hélas ? près de 90 % sont du spam, une telle masse d’informations quotidiennes peut vite noyer un destinataire mal organisé. D’autant qu’on a également tendance à multiplier les points de réception : dans une étude datant de la fin de l’an dernier, le Syndicat National de la Communication Directe (SNCD) estimait en moyenne à deux le nombre d’adresses mail personnelles de chaque internaute français. Ajoutons-y l’adresse professionnelle pour ceux qui en ont une. Gageons même que la plupart d’entre vous, lecteurs de l’Oi+SVM, font plutôt partie des 20 % d’internautes utilisant au moins trois adresses personnelles, voire des 3,6 % qui en déclarent plus de cinq…Et entre les cinq adresses contractuellement délivrées par votre fournisseur d’accès, celles que vous pouvez créer en quelques secondes sur les webmails gratuits, et les autres accessibles un peu partout (notamment la récente @facebook.com), il y a de quoi s’y perdre, d’autant que les moyens d’y accéder sont de plus en plus nombreux.Il n’y a pas si longtemps, le choix était simple : il y avait d’un côté les logiciels clients de messagerie comme Outlook ou Outlook Express et, d’un autre côté, les webmails. Les premiers offraient des fonctions avancées de tris de messages. Les seconds permettaient à l’internaute d’accéder à ses messages depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Mais les choses se sont compliquées. Au milieu de la dernière décennie, les webmails se sont dotés d’interfaces très proches de celles des logiciels spécialisés. Gmail s’est même libéré de sa principale limite en s’enrichissant d’un mode hors connexion. Et l’essor des smartphones ? 13 millions en France, selon le cabinet ComScore ? est encore venu bouleverser la situation.

Même un webmail peut tomber

Face à cette profusion d’outils, il n’est plus question de consulter chaque adresse mail avec un outil différent : la tendance est à la centralisation. Cela tombe bien, la plupart des serveurs et des outils de gestion de messageries sont compatibles entre eux, grâce à deux protocoles distincts : le POP3 et l’IMAP. Pour schématiser, le POP3 suppose généralement (mais cela peut être modifié) que les messages, une fois lus, sont effacés des serveurs. Ils ne pourront donc plus être consultés d’un autre poste… sauf si vous utilisez un webmail pour centraliser vos messageries (lire pages suivantes notre exemple avec Gmail). À l’inverse, l’IMAP suppose une synchronisation entre le serveur et le logiciel : les messages sont conservés sur le premier tant que vous ne les avez pas supprimés à partir du second. Mieux, l’IMAP prévoit l’organisation des messages en dossiers, y compris sur le serveur.Si l’IMAP est indéniablement plus performant que le POP3, il s’avère aussi plus compliqué à paramétrer et reste incompatible avec certaines messageries (de plus en plus rares, certes). Dans les pages qui suivent, nous avons donc évoqué les deux cas, d’abord pour un simple relevé de messages en POP3 depuis Outlook 2010, ensuite pour permettre un transfert de messagerie entre Outlook 2010 et Gmail (voir page 116). Il n’est en effet pas question que vous perdiez le moindre message (ni vos contacts, mais c’est plus simple) au prétexte que les circonstances (changement d’ordinateur ou d’usage, modification d’abonnement au Web, etc.) aboutissent à un renouvellement de messagerie.L’IMAP peut aussi être utilisé pour sauvegarder sa messagerie Gmail, en passant par exemple par le client gratuit Windows Live Mail. Une alternative consiste à exploiter le logiciel gratuit Gmail Backup, à télécharger sur gmail-backup.softonic.fr (lui-même exploite d’ailleurs le même protocole). Car la sécurité de sa messagerie est essentielle. L’essor de la capacité allouée à la conservation des messages sur les serveurs a eu une fâcheuse conséquence : on archive moins régulièrement et soigneusement ses messages, on les laisse s’empiler en misant sur la sagacité des outils de recherche pour s’y retrouver. Or, même un webmail n’est pas à l’abri d’un crash, encore moins d’un piratage. On observera donc quelques règles essentielles de sécurité (voir page 118).Nous avons choisi, dans ce guide, de traiter trois messageries : Outlook, omni-présente en entreprise, surtout dans sa version 2010 ; Windows Live Mail, successeur d’Outlook Express, prolongement naturel de Windows 7 et du populaire outil de tchat Windows Live Messenger ; et enfin Gmail, à nos yeux le plus performant et novateur des webmails, notamment grâce à son mode hors connexion et sa pleine compatibilité avec les smartphones Android. Il en existe de nombreuses autres. Côté messagerie classique, Mozilla Thunderbird est le compagnon modèle du navigateur Firefox, et concurrence efficacement Outlook tout en restant gratuit. Et, du côté des webmails, Hotmail reste le premier service mondial, devançant Yahoo! Mail (et son espace de stockage illimité) et Google Mail. La plupart des fonctions présentées dans les pages suivantes sont transposables à ces autres messageries, moyennant quelques adaptations dans les marches à suivre.

Google : Une interface qui a la bougeotte

Toute médaille a son revers… Si les logiciels et services de Google sont en perpétuelle évolution, cela présente un aspect assez irritant : leur interface peut évoluer du jour au lendemain. Ne vous étonnez donc pas si, dans les manipulations décrites dans ce guide, quelques boutons, liens ou menus ont changé de nom. La modification est généralement mineure, mais autant être prévenu !

Ajouter des fonctions à Gmail

Fidèle à sa réputation de défricheur de nouveautés, Google Mail s’enrichit régulièrement de fonctions expérimentales, souvent ainsi nommées car elles sont encore à l’état de prototypes. Pour y accéder, cliquez sur le bouton Options, puis choisissez Paramètres de Google Mail, Labos. Vous y trouverez des modules très astucieux, permettant, par exemple, d’afficher automatiquement la conversation suivante au lieu de revenir à la boîte de réception après avoir supprimé un message (Avance auto), de disposer d’un bouton pour actualiser les comptes de messagerie à la demande (Actualiser les comptes POP), ou encore d’un bouton pour Marquer comme lu un message directement, sans devoir cliquer sur le menu déroulant Autres actions. Mais le laboratoire permet aussi d’Annuler un envoi (le délai maximal est de 30 s, mais c’est déjà précieux). Citons le très original Protecteur de messagerie qui, une fois activé, n’autorise l’envoi de mails que si vous répondez correctement à un petit quiz mathématique (très simple), histoire que vous ne regrettiez pas, le lendemain matin, d’avoir expédié un mail un peu “ chaud ” après un dîner bien arrosé ! Des dizaines de fonctions sont ainsi disponibles, et il en naît de nouvelles chaque semaine. Mais attention : comme l’annonce clairement Google, elles peuvent changer du jour au lendemain, être supprimées faute d’une réelle utilité, ou juste fonctionner de travers.

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Bruno Mathé