L’été est la période où notre activité commerciale bat son plein. Nous devons donc organiser les horaires de travail et les congés en conséquence”, explique Robert Di Biase, responsable comptable et financier de Lecasud. Basée dans la région de Nice, cette centrale d’achat approvisionne 33 hypermarchés du groupe Leclerc situés en région Paca. Une situation géographique qui a un impact direct sur son organisation.
Un calcul minutieux
Si la tâche était déjà ardue malgré le recours aux badgeuses, elle s’est vite révélée impossible lors du passage aux 35 heures. D’autant que du mi-temps au temps partiel en passant par le tiers-temps, Lecasud possède près de 30 configurations horaires différentes. “Nous avons également décidé d’appliquer une modulation annuelle des horaires. Ce système demande un calcul minutieux du temps de travail de chacun. Notre seule chance de gérer correctement les horaires individuels de nos 360 salariés était donc de nous aider d’un logiciel adapté”, explique Jean-Louis Beaudon, DRH de Lecasud.Les relations avec l’éditeur Geac étant au beau fixe, Lecasud a privilégié la cohérence de son système d’information en installant les modules Anael RH, Gestion des temps et Formation, sur l’AS/400 qui hébergeait déjà Anael Paie. Le premier chantier a consisté à relier Anael RH et Anael Paie par un connecteur ODBC. Le logiciel Badge21 récupère les informations en provenance des badgeuses, puis les exporte régulièrement sous la forme d’un fichier plat qui est ensuite géré par le module Paie.Résultat, chaque responsable de service peut aujourd’hui accéder en temps réel au décompte horaire de chaque salarié et moduler avec lui sa charge de travail en fonction des impératifs de chacun. De leur côté, les salariés reçoivent automatiquement un décompte mensuel, qui accompagne leur feuille de paie. Composé de deux personnes, le service des ressources humaines se charge, quant à lui, des cas particuliers. Il saisit certains événements comme les absences, les congés de maladie ou les formations. Il impute également les arrivées et les départs de personnels : ancienneté, statut, congés, formations, rémunération, etc. Correctement alimenté, le système calcule alors automatiquement les heures supplémentaires et les jours de repos compensateurs. Pour Jean-Louis Beaudon, l’un des critères fonctionnels fondamental d’une gestion du temps est sa capacité à évoluer. “L’environnement social change en permanence et oblige, en conséquence, à reparamétrer le logiciel sans arrêt”, analyse-t-il.
L’objectif n’est pas le contrôle
Les différents modules d’Anael RH-Paie sont utilisés par une dizaine de personnes. “En mettant l’accent sur la souplesse et la personnalisation, nous avons tourné la complexité des 35 heures à notre avantage”, s’enthousiasme Robert Di Biase. Mais l’efficacité de tels systèmes peut faire peur. “L’objectif n’est pas de contrôler le temps de travail, mais de le gérer. C’est un message sur lequel il faut lourdement insister auprès des utilisateurs quand vous installez une gestion du temps”, conclut Jean-Louis Beaudon.
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