“Nous avons trois à quatre grands chantiers dans l’année qui génèrent notre chiffre d’affaires. La gestion de ces projets est extrêmement complexe ; ainsi, pour un grand groupe d’assurances, nous développons une vingtaine d’interfaces “, explique Jean Naem, directeur exécutif de GECI. Après cinq ans d’existence, l’éditeur-intégrateur ressent le besoin de s’équiper d’un outil de gestion de projets. ” Si un projet d’un mois, facturé 150 000 e (1 mil-lion de francs), est prolongé d’une semaine, les répercussions sont énormes “, poursuit Jean Naem. En septembre 2000, GECI lance un audit interne afin de mettre à plat ses méthodes de fonctionnement.Plusieurs contraintes s’imposent, notamment l’éparpillement géographique de la société, située à Paris et à Toulon, et le nomadisme d’une partie des équipes. “Nous nous attendions à devoir nous tourner vers du développement spécifique “, se rappelle Dominique Brohan, directeur des projets de GECI. “Nous pensions que les PGI ne pouvaient pas s’appliquer pour des entreprises de services, ils nous semblaient peu souples en terme de granularité“, poursuit le directeur. Fortuitement, le prestataire de service Business@Work présente sa solution PeopleSoft en mode FAH. “Nous avons tout de suite été séduits par le concept, avoue Jean Naem, ce mode d’externalisation nous évitait une installation fastidieuse du progiciel dans notre système informatique et nous ôtait des soucis de maintenance. Sans compter que les options proposées par PeopleSoft nous convenaient.” Une première impression renforcée par les acteurs épaulant Business@Work. “Il est vrai que je ne suis pas ” obsédé” par la sécurité, mais le fait que les serveurs abritant l’application soient hébergés par IBM, ne peut que me rassurer“, confirme Jean Naem. GECI décide donc de s’équiper des modules de gestion de projet, de comptabilité et de facturation.
Pas de développement spécifique possible
Pendant deux mois, les équipes de Business@Work et GECI ont participé à des ateliers afin de mettre à plat, les coûts, les budgets et le fonctionnement de GECI. “Nous avons exprimé nos besoins pour préparer le préparamétrage des modules de PeopleSoft “, détaille Jean Naem. Ce préparamétrage, pris en charge par Business@Work, a aussi pris deux mois. En revanche, aucun développement spécifique n’était possible. Les sites ont été équipés peu à peu de la solution. “Au départ, les utilisateurs ont un peu grogné, mais ils se sont rapidement familiarisés avec l’outil“, se félicite Dominique Brohan. Aujourd’hui, la totalité des employés utilise l’application. En fonction de leur profil, ils accèdent à l’aide d’un mot de passe et d’un identifiant à leur interface personnalisée. Si la connexion au logiciel est parfois un peu lente, surtout conditionnée par la qualité de la ligne ?” RTC pour les nomades, ADSL dans les locaux de GECI ?”, ce n’est pas gênant. Prochainement, des fonctions de workflow devraient être mises en ?”uvre. “ Il faut bien veiller à la période de test et d’essai “, conseille Jean Naem qui, satisfait, envisage de s’équiper d’une solution de gestion des connaissances sous la même forme.
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