Quelles sont les dérives en matière d’intranets ?Ces dernières années, les entreprises ont empilé les pages web, négligeant la partie organisationnelle. Initialement, la direction de la communication s’est approprié la gestion de contenu, avec sa vision institutionnelle de l’information. Les premiers intranets copiaient les journaux d’entreprise, avec édito et photo du PDG en page d’accueil. Puis tous les autres services ?” marketing, commercial, etc. ?” ont voulu posséder le leur. L’erreur est de s’adresser à une direction opérationnelle unique. S’agissant d’un projet transversal alliant compétence technique et approche métier, la direction informatique et, surtout, celle de l’organisation sont les mieux placées. Il est aussi conseillé de partir d’un projet test, puis d’en élargir le champ d’application.Comment faire face à l’inflation du volume de données ?Le développement anarchique des intranets conduit les entreprises à réfléchir en profondeur. Il faut revenir aux fondamentaux de la classification. France Télécom l’a fait. Auparavant, ses cent quatre-vingt-neuf mille collaborateurs peinaient à trouver l’information au sein des quelque trois cents intranets. Cela générait une frustration. La DSI a revu la taxonomie, par thème, par métier et par zone géographique. Il s’agit également de définir des groupes d’utilisateurs ?” salariés, fournisseurs ?”, à droit d’accès restreint ou étendu, pour personnaliser les contenus.Comment fluidifier le circuit de publication ?A la fois administrateur et éditeur, le webmestre est souvent un goulet d’étranglement. Pour le contourner, il faut rapprocher le contenu de son auteur. Marketeur, communicant ou technicien, tout collaborateur est un contributeur potentiel. Il lui suffit d’une interface simplifiée, puis de soumettre l’article au traditionnel circuit de validation/approbation. Attention toutefois à la surenchère. Sous le prétexte que “pour exister en entreprise, il faut être vu”, on peut multiplier les publications sans grande valeur. Un système de notation permet d’établir un classement de celles-ci par intérêt.(*) Guy Fermon organise les salons Documation et Forum XML.
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