Des élèves aux professeurs, en passant par les chercheurs ou le personnel administratif ?” civil et militaire ?”, la gestion des 3 500 collaborateurs de l’Ecole polytechnique représente un véritable
casse-tête. Surtout quand l’informatique est vieillissante… Fort de ce constat, l’établissement public d’enseignement supérieur et de recherche s’est lancé, en début 2003, dans la modernisation de son système de paye et de gestion des
ressources humaines (RH).Le projet est mené conjointement par le service des ressources humaines et la DSI, sous la houlette de François Kaeppelin, le directeur des systèmes d’information de l’école. L’ancien officier a occupé différents postes à
responsabilités au sein de l’armée de terre avant de rejoindre Polytechnique en 1999 pour créer la DSI.01 Informatique : Quelles sont les grandes étapes du projet ?François Kaeppelin : Notre plan de migration, lancé en début 2003, en a prévu deux : la première porte sur la mise en place d’un système de gestion des ressources humaines, capable de nous offrir
?” autour d’une base de données unique ?” un processus automatisé et évolué de gestion des personnels. La seconde étape, prévue en 2005, consistera à ‘ rapatrier ‘ en interne la
gestion de la paie, temporairement externalisée.Plus précisément, comment le projet se déroule-t-il ?En début 2002, nous avons commencé par recruter un chef de projet pour piloter l’opération. Pendant six mois, il a interrogé toutes les équipes RH gérant des personnels aux statuts très variés ?” fonctionnaires, ouvriers
d’Etat, contractuels, etc. ?” pour connaître leurs méthodes de travail et recueillir leurs besoins en termes d’évaluation, de notation et de gestion des absences, par exemple. Un préalable indispensable avant d’établir le cahier des
charges et de lancer l’appel d’offres en vue de choisir un progiciel RH.En quoi l’outil répond-il à votre souci d’améliorer la gestion des ressources humaines ?Il facilite à la fois l’administration et la gestion du personnel. Ainsi, les RH peuvent consulter en ligne les dossiers administratifs de chaque agent ?” poste occupé, service d’appartenance, etc. ?” et mieux
gérer, entre autres, les absences et les demandes de congés. L’outil facilite aussi l’étude des possibilités d’avancement des agents ?” gestion des carrières ?”, ainsi que celles de promotion ou d’attribution des
décorations.L’outil permettra à l’école de faire du reporting et de mieux exploiter les données RH. En quoi est-ce fondamental ?La possibilité d’obtenir des données prévisionnelles par statut et par grade s’avère essentielle. Notamment pour préparer le budget d’une année sur l’autre. Ainsi, la faculté de visualiser le nombre d’agents passés à un grade
supérieur l’an dernier nous aidera à prévoir combien l’atteindront cette année, à en calculer l’impact sur la masse salariale et à effectuer des simulations.Décentraliser la fonction RH auprès des opérationnels… Un vaste chantier, non ?L’ergonomie et la facilité d’accès au système, via intranet, devraient favoriser la décentralisation de certaines tâches administratives RH au niveau des services, laboratoires ou directions. Avant, chaque service gérait les congés
de ses collaborateurs. Désormais, toutes ces données sont centralisées dans un seul système. A terme, nous envisageons d’autoriser l’accès des agents à leurs dossiers personnels.Quels rôles jouent respectivement la DSI et le service RH dans ce projet ?Au-delà du déploiement de l’outil, le service informatique devra le faire ‘ vivre ‘ en fonction de l’évolution des versions du système d’exploitation ou de la base de données. L’équipe
‘ systèmes ‘ gère, dans un réseau sécurisé, les serveurs de l’administration. Elle est responsable des données. En cas de panne, on doit être capable de les restaurer à partir des sauvegardes réalisées
en accord avec le service RH.Le projet a-t-il nécessité un accompagnement du changement ? Des formations ?Avant la phase d’analyse, une formation initiale a permis à six personnes de l’informatique et des RH de travailler sur le produit. Depuis mars, Meta4 organise des ateliers quotidiens d’analyse fonctionnelle par domaine afin
d’adapter l’outil aux besoins des RH. Cette phase durera au moins deux mois. Après le paramétrage, la formation devrait concerner tous les utilisateurs ?” environ 25 personnes.Avez-vous rencontré des problèmes particuliers ?Nous affrontons les difficultés classiques existant entre la maîtrise d’ouvrage ?” les RH, dans ce cas ?” et la maîtrise d’?”uvre ?” l’éditeur. La DSI se charge de faciliter le dialogue et de leur
faire respecter le calendrier. Ces phases d’analyse et de déploiement constituent, il est vrai, une surcharge de travail pour les personnels RH. En outre, cela bouscule un peu leurs habitudes. Il faut donc réussir à les impliquer.
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