Les logiciels de gestion de projets sont conçus autour d’une base de données qui doit être accessible aux différents intervenants. Pour procéder aux mises à jour, le logiciel cherche les informations contenues dans les tables et calcule l’avancement du projet. Les choix techniques de l’éditeur sont à considérer avec attention, surtout lorsque de nombreux utilisateurs doivent accéder simultanément aux informations contenues dans la base. Le logiciel peut alors avoir des difficultés à effectuer les calculs qui tiennent compte de tous les paramètres. Pour pallier cet inconvénient, des bases de données intermédiaires stockent l’information de manière temporaire, avant de placer les données définitives dans la base centrale. Celle-ci doit comporter des procédures d’import-export avec un format de fichier standard. MPX de Microsoft fait ici l’unanimité, et la gestion d’ODBC, qui permet à la base de référence de lire les SGBD éloignés, apparaît indispensable. Une autre solution, retenue par plusieurs éditeurs, consiste à disposer d’un référentiel central. Celui-ci intègre des outils capables de créer automatiquement des tables, d’en gérer les accès et les droits des utilisateurs. Enfin, une fois les données stockées dans le référentiel commun, il est nécessaire de les faire circuler pour les enrichir, de diffuser le projet, de mettre à jour les feuilles de temps ou encore de demander des validations. C’est le rôle des fonctions spécialisées, assimilables à du workflow, qui fonctionnent grâce à un système de messagerie classique ou grâce au web. Dans l’ensemble, les logiciels disposent de fonctions de messagerie assez complètes. On peut cependant relever quelques lacunes dans Open Plan Pro, de Welcom (récupération des commentaires des utilisateurs, l’envoi de feuilles de temps, etc. ). Ces défauts devraient être corrigés dans une prochaine version.
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